Proceso de elaboración de un paquete turístico
En el día a día de una agencia de viajes y turismo, la habilidad para armar y manejar paquetes turísticos de forma eficiente es clave para que el negocio funcione y sea rentable. Pensar y organizar una operación turística, que casi siempre arranca con la creación de un paquete para un cliente solo o para grupos, es un trabajo que requiere mucha atención al detalle.
Todas las áreas de la agencia se involucran en esto, y es fundamental hacerlo con profesionalismo y cuidado, entendiendo bien cada paso para que el paquete que se arma cumpla su fin principal: brindar un gran servicio al cliente y generar ganancias para la agencia. Para lograrlo, tener un sistema de gestión integral para agencia de viajes es algo que no puede faltar, ya que ayuda a mejorar cada etapa y a ofrecer un servicio de mucha más calidad.
El proceso de elaboración de un paquete turístico abarca las siguientes fases:
Análisis de la información disponible.
- Análisis de la información disponible.
- Planificación del itinerario.
- Elección de proveedores.
- Cálculo del presupuesto del viaje.
- Cálculo del índice de ocupación o punto de equilibrio.
- Elaboración y promoción de la propuesta.
- Presentación del producto.
- Formalización y realización.
- Control de calidad y seguimiento de la venta
1. Análisis de la información disponible
Al principio, se trata de recolectar toda la información posible. Esto significa entender bien el perfil del viajero, respondiendo preguntas como ¿qué le interesa?, ¿qué espera de su viaje?, ¿con quién o quiénes harán el viaje?. Además resultan importantísimas las fechas, las rutas turísticas que se pueden sugerir, los destinos y cómo llegar a ellos, entre otras cosas. En pocas palabras, hay que trabajar sobre lo que el cliente necesita para investigar el mercado y así saber qué producto turístico ofrecer.
Es importante que la agencia sepa en qué tipo de turismo es especialista y conozca todas las actividades turísticas que existen. Por ejemplo, una agencia de turismo de aventura debe tener muy claro cuáles son las opciones de turismo extremo local dentro de un lugar turístico específico o una excursión ya definida. Una vez que se tiene un mejor conocimiento de los tipos de paquetes turísticos y las posibilidades del destino, se empieza a armar el paquete. Aquí hay que diferenciar entre un paquete "cerrado" o uno "a la medida".
Paquete cerrado en una empresa de turismo
La agencia ya hizo un estudio de mercado para saber si el producto turístico cerrado será bien recibido, es decir que conoce cuál es su nivel de demanda y qué opciones tiene la competencia para esta propuesta. Después, se hace un estudio técnico del viaje para entender las particularidades del producto y si es viable, analizando sus componentes y la infraestructura extra que necesita.
Paquete a la medida en una empresa de turismo
Para un paquete cerrado, no hace falta estudiar si al turista le gustará el viaje porque es el cliente quien lo pide. Para elaborar un paquete a medida, debemos comenzar con la recolección de todos los datos del viajero: Información personal, cantidad de acompañantes, documentación de todos los que viajarán, etc. Luego debemos diseñar el viaje de la forma más exacta posible, considerando fechas, duración, itinerario, excursiones, comidas, guías, etc. Para ajustar la propuesta, debemos asegurarnos sobre cuánto puede gastar el cliente, preguntándole directamente o viendo el tipo de viaje que pide para realizar la propuesta formal.
En SIGMMA.net, nuestro software de turismo ayuda a manejar el armado de paquetes usando "Modelo" y "Tarifario". Esto hace que todo el equipo de la agencia gane tiempo y tenga más claridad sobre el servicio diseñado. Incluso los paquetes hechos a medida se pueden copiar para otro cliente, logrando el mismo resultado: ahorrar tiempo, tener orden y vender más rápido.
2. Planificar el itinerario: Organizando el viaje para el cliente
Esta fase trata de organizar en el tiempo el producto turístico, sea que se trate de un paquete cerrado o un paquete hecho a medida. Hay que pensar en las distancias, el tipo de transporte, cuánto duran las salidas y los tiempos de viaje entre ciudades, etc. Así, el cliente puede imaginarse todo lo que hará durante su viaje, y el agente de viajes tiene la certeza de que no se olvida nada de lo que el cliente pidió o de lo que se propuso en un paquete o excursión cerrada. Aquí es clave usar herramientas de marketing para turismo: mostrar fotos o videos de los lugares a visitar y de las actividades, genera una especie de "ansiedad positiva” en el cliente que puede ayudar al agente a cerrar la venta más rápido.
En este sentido, es importante considerar la contratación de un sistema de gestión para agencias de viajes que permita diseñar el itinerario ya que facilita que el equipo operativo y el cliente lo tengan a mano. Esto logra integración y automatización si hay que actualizarlo, además de dar una imagen profesional al cliente.
3. Elección de los proveedores: Garantizando la experiencia y calidad del viaje contratado
Es fundamental tener claro que los proveedores que se elijan deben ser los adecuados para las características del cliente y para la política de la agencia de viajes. Muchas veces, el agente de viajes podría necesitar ir personalmente a donde se prestan los servicios para conocer la calidad de la oferta en el lugar. Esto es muy común (y recomendable) cuando se arman paquetes cerrados para salidas grupales.
4. Cálculo del presupuesto del viaje
Hacer el presupuesto del viaje tiene dos objetivos.
El precio de venta para el cliente
Al establecer el precio de venta para el cliente, es crucial considerar varios factores para asegurar que la oferta sea atractiva y rentable. Primero, el precio debe ser competitivo en el mercado, lo que implica conocer las tarifas de la competencia para posicionar adecuadamente el paquete. Además, es fundamental calcular precios netos por día y por persona, asegurándose de incluir la comisión del proveedor en este cálculo base para reflejar el costo real de los servicios.
Evaluación económica detallada para la agencia de viajes y turismo.
Además del precio de venta al cliente, la elaboración del presupuesto de viaje arroja una evaluación económica detallada fundamental para la agencia de viajes y turismo. Este análisis interno va más allá del costo final para el viajero, desglosando con precisión las partidas que deben cobrarse al cliente, los pagos específicos a cada proveedor y, crucialmente, el margen de ganancia que la agencia retendrá. Este desglose permite una visión clara de la salud financiera de cada operación, identificando si los costos directos e indirectos están cubiertos y si la rentabilidad esperada se alinea con los objetivos del negocio.
5. Calcular el índice de ocupación o punto de equilibrio para asegurar la viabilidad financiera
Es muy importante definir el número mínimo de plazas a vender para cubrir los costos del viaje. Para calcular este índice o punto de equilibrio, necesitamos tener claros los Costos Fijos (como el alquiler de un micro para 50 pasajeros o los servicios de un guía), los Costos Variables (por ejemplo, alojamiento y comidas para los pasajeros) y el precio de venta del paquete. Con estos tres datos, se aplica una fórmula para determinar ese punto de equilibrio. La fórmula define la cantidad (q) mínima de ocupación a partir de la división de los Costos Fijos (CF) sobre en el resultado del precio final (p) menos los Costos Variables (CV)
6. Elaboración y promoción del paquete de viaje.
Esta fase consiste en crear el proyecto de viaje que se le mostrará al cliente. Hay que incluir todos los detalles del viaje, las condiciones, el itinerario y datos de emergencia. Esta parte es muy importante porque se trata de vender algo intangible, que suele ser un deseo o un sueño que el cliente ha estado esperando. La experiencia del cliente debe empezar desde que le presentamos las opciones, siendo empáticos con él, usando imágenes, videos o cualquier recurso que le haga sentir la emoción de "ya estar en el viaje".
7. Promoción del producto: Conectando con las personas correctas
Esto implica la distribución y promoción del producto turístico. Es esencial para los paquetes cerrados, ya que la difusión que hagamos determinará si la salida se completa o no. Hay varias herramientas que ayudan a distribuir y promocionar el producto: Folletería y cartelería, redes sociales, correo electrónico, invitaciones a presentaciones en la agencia o en un lugar más agradable, llamadas telefónicas, etc. Aquí es fundamental tener una buena base de datos de posibles clientes (los que siempre nos compran, los que compraron alguna vez o los que solo preguntaron).
Para esto, tener un CRM Turístico es muy importante, porque nos permitirá saber exactamente qué quiere cada cliente y personalizar las ofertas. Un detalle importante: no todos los productos turísticos que arma un agente de viajes y turismo son para todos sus clientes. La personalización de cada oferta y conocer los gustos del cliente es esencial. Por ejemplo, no tiene sentido ofrecer destinos de nieve a un cliente VIP que siempre viaja a la playa.
8. Formalización y realización del viaje
Una vez que se logra captar al cliente y este muestra interés real en adquirir el producto turístico de la agencia, se debe formalizar el viaje con una reserva previa. Aquí empieza la fase de venta del viaje, que es muy importante para el cliente, ya que en esta etapa confía plenamente en el agente y hace sus primeros pagos por el servicio. Cualquier sistema de backoffice o software turístico ayudará al agente de viajes a controlar los cobros, emitir los recibos y facturas correspondientes, y llevar una cuenta corriente clara del cliente, ante cualquier duda o consulta.
9. Control de calidad y seguimiento: Asegurando la satisfacción y el futuro en una agencia de viajes
Para asegurar la continuidad del negocio de una empresa de turismo y garantizar la confianza de los clientes, es necesario verificar la calidad del producto turístico vendido en todos sus aspectos. Se recomienda mucho que, una vez terminado el viaje, se llame al cliente para preguntarle cómo le fue, en qué se puede mejorar, y cualquier otra información sobre el viaje y el cliente que sea importante para fidelizarlo.
Al tener un sistema de gestión para agencia de viajes, un sistema de gestión para agencias de viaje, un sistema de gestión para empresas de turismo o un ERP para empresas de turismo, las agencias pueden mejorar cada paso del proceso de armar paquetes turísticos, desde la idea inicial hasta el control de calidad después del viaje. Esto no solo hace que la operación sea más eficiente y rentable, sino que también eleva la calidad del servicio, asegurando que cada cliente viva la experiencia soñada y consolidando el lugar de la agencia en el mercado.