Para muchos, llevar la contabilidad al día es un desafío, aunque es obligatoria para toda agencia de viajes. Sin embargo, la contabilidad va más allá de solo responder al fisco; tiene un impacto crucial en muchos otros aspectos del negocio. Una de las tareas más importantes de la administración de una agencia de viajes es mantener la contabilidad actualizada.

La contabilidad es el registro y control de todos los movimientos económicos de la empresa turística durante un período específico. Es fundamental para conocer el estado del negocio y es obligatorio para informar y presentar los libros contables ante el Estado. Es importante considerar quién usa la contabilidad y cómo debe llevarse en la agencia. Durante un ejercicio contable, se produce una gran cantidad de movimientos económicos. Más allá de los ingresos y gastos, se deben considerar todos los bienes y activos, por lo que no basta con un simple registro en una planilla de Excel.

Para un buen registro contable, es importante completar los libros contables obligatorios de la agencia. Para lograrlo, es crucial centralizar la información de las diferentes cuentas de la agencia en un mismo espacio. Esto, además de cumplir con las obligaciones estatales, permite conocer el estado y la situación financiera de la empresa en tiempo real. Esto solo se logra con un sistema de gestión para agencias de turismo o un software integral que genere automáticamente los asientos y movimientos contables a partir de las operaciones diarias.

Es importante aclarar que la contabilidad no es exclusiva de las grandes empresas o grandes agencias de viajes. Conocer el estado del negocio en todo momento es imprescindible, incluso para las pequeñas y medianas agencias de viajes.

La importancia de conocer el estado del negocio con tu ERP adaptado para empresas de viajes y turismo

Mantener la contabilidad del negocio al día es una tarea fundamental para todas las empresas turísticas. Más allá de las obligaciones fiscales y contables, permite tener visibilidad constante de la situación del negocio. Esto posibilita tomar decisiones proactivas, en lugar de reactivas, cuando ya es tarde para modificar el resultado.

La presentación de los libros contables es obligatoria para todo tipo de empresa. Anualmente, se deben informar al Estado los movimientos o transacciones que se produjeron en la empresa durante el año contable. No obstante, es crucial mantener el registro de los libros contables al día para rectificar situaciones que puedan complicarse o para estar preparado ante una inspección del Fisco. El libro diario, el libro mayor o el libro de compras y ventas son algunos de los documentos que el Estado puede solicitar en cualquier momento. Por ejemplo, plataformas como SIGMMA.net permiten obtener el libro diario con un clic, descargándolo en Excel o PDF, en el formato contable legalmente aceptado.

Pero, además del Estado, ¿a quién o quiénes más va dirigida la contabilidad?

La agencia de viajes y turismo: Toda persona en una agencia de viajes tiene interés en conocer el estado del negocio en cualquier momento. Llevar al día la contabilidad del negocio turístico permite tener visibilidad sobre lo que está sucediendo, lo cual es una ventaja para la agencia al facilitar la toma de mejores decisiones futuras y prever posibles altas y bajas, disminuyendo la incertidumbre. Contar con información actualizada y almacenada de forma segura y accesible facilita la gestión de la empresa. Un sistema de gestión para agencia de viajes como SIGMMA.net es de gran ayuda, ya que automatiza la contabilidad y permite acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar, descargando documentos contables legalmente aceptados.

El contador de la empresa de turismo: Es la persona que debe conocer el estado de las cuentas de la agencia de viajes para indicar qué es lo mejor en todo momento. Esperar al final del trimestre para saber si se están generando pérdidas o ganancias es impensable hoy en día. Se necesitan herramientas que permitan una correcta gestión contable, de modo que el contador pueda actuar a tiempo y realizar los cambios necesarios. Usar una plataforma en la nube, como SIGMMA.net, permite al contador y a la agencia de viajes estar en contacto y acceder a datos actualizados en tiempo real del negocio, lo que les ofrece una ventaja para actuar cuando sea necesario.

Accionistas, socios e inversores de la empresa de turismo: Son los principales interesados en la contabilidad del negocio turístico. Conocer el equilibrio financiero y la estabilidad del negocio es crucial para ellos. Son quienes demandan informes contables de la agencia para conocer el estado del negocio con el fin de comprar más acciones o invertir más dinero.

Consejos útiles para mantener la contabilidad al día en una agencia de viajes con un sistema de gestión integral para empresas de turismo

Centralizar la información: Tener toda la información en un mismo entorno es imprescindible para conocer el estado de las cuentas en tiempo real. Considerar todos los movimientos de una agencia de viajes es esencial para determinar su estado.

Usar gráficos: Representar la información de manera gráfica ofrece ventajas para conocer el estado del negocio a simple vista. Es mucho más sencillo entender un gráfico que un estado de resultados o el libro diario. En plataformas como SIGMMA.net, se dispone de un dashboard que permite crear diferentes tipos de gráficos según las necesidades de la agencia.

Tener un contador: De ser posible, especializado en turismo y que comprenda la complejidad impositiva de esta industria. Contar con un experto que controle las cuentas de la agencia facilita la gestión, ya que puede asesorar en todo momento sobre la mejor acción a tomar para garantizar el buen estado del negocio turístico.