El proceso contable en una agencia de viajes
La mayor parte de las agencias de viajes son PYMES que se dedican a la intermediación en la venta de servicios turísticos que compran a mayoristas y también venden servicios propios. En ese mix de productos turísticos propios y de terceros se encuentra toda la actividad de una gente de viajes. Es por ello que es muy importante tener un sistema contable claro que registre todos los movimientos monetarios de una agencia de viajes, siguiendo las normas impuestas por los organismos gubernamentales correspondientes.
Para empezar a definir que proceso contable lógico debe seguir una agencia de viajes, lo primero que se debe hacer es identificar cuales serán los ingresos y egresos de esta, luego enumerarlos para así clasificarlos en cuentas patrimoniales (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto) y de resultados (Ganancias y Pérdidas). Estos son conceptos básicos de contabilidad que toda empresa está obligada a llevar, y que no es una excepción para una agencia de turismo.
Cuando se realiza el armado de una operación turística, tenemos que tener absoluta claridad en la composición impositiva de cada servicio que vendemos, y cuál será la comisión mark-up que obtendremos. Esto debe estar claramente detallado en el asiento que realicemos, y asentado en el Libro Diario en forma cronológica y sin enmiendas.
Al realizar un presupuesto que luego es aceptado por el cliente en base a servicios contratados a un mayorista, normalmente la agencia se olvida de que debe realizar un asiento contable de previsiones. En este caso, tenemos que realizar todos los resguardos contables posibles, ya que normalmente una operación turística, es pagada por el cliente en partes, por lo que el agente de viajes en general va pagando a ese agente mayorista cada vez que cobra de su cliente, siempre neto de su comisión.
Existen escenarios donde el pago al proveedor mayorista es superior al costo porque no se ha neteado la comisión de la agencia. Esa diferencia también debe ser registrada en la contabilidad, reflejando un derecho para la agencia, el cual pude que se impute a futuras reservas.
Con este asiento de previsión, sabemos que el cliente se comprometió a pagarnos por el total de la operación turística, y nosotros tenemos en claro lo que debemos pagarle a nuestros proveedores. La diferencia entre ventas y costos, constituye nuestra ganancia.
A su vez, las cuentas de previsiones que utilizamos, se van neteando contra la cuenta contable correspondiente, al momento en que vamos cobrando a nuestro cliente y pagando a nuestro proveedor. El asentamiento de estos ingresos y egresos, se debe realizar mediante el nombramiento de las cuentas respectivas a cada operación, por ejemplo: Comisiones por Venta o Proveedores Turísticos o Cliente Juan Perez.
La utilización del Libro Diario es obligatoria para cualquier tipo de empresa que genere movimientos de dinero, en el cual se debe asentar los ingresos y egresos de la agencia de viajes, y el cuál debe ser meticuloso, ordenado cronológicamente y sin enmiendas. Es muy importante esto último, que este Libro debe ser rubricado por los organismos gubernamentales correspondientes.
¿Por qué debemos ser meticulosos al momento de un asiento contable? Simplemente porque toda operación, por mínima que sea debe ser asentada específicamente, clasificándola por tipo, si es un pasivo, activo o patrimonio neto que aumenta o disminuye, o si son cuentas de resultado (ganancia o pérdida). En el caso de moneda extranjera se debe realizar la cuenta de conversión a la cotización del día por más que la empresa cuente con cuentas contables de moneda extranjera específicas. Es decir que todas las operaciones deben registrarse en la moneda legal del país, ejemplo Pesos Argentinos.
Otro aspecto contable es el Libro de Sueldo y Jornales, de carácter obligatorio, en el cual se plasman las retribuciones monetarias hacia los empleados, en el que va a incluir los sueldos (sueldo básico más comisiones a pagar), cargas sociales, y obligaciones a pagar por parte de las empresas por la contratación misma.
El registro del pago de sueldos a nuestros empleados debe ser asentado además en el Libro Diario ya que forman parte de los egresos de la compañía.
Finalmente, luego de asentar en los libros la información correspondiente se debe realizar el Balance de Sumas y Saldos. En el cual se coloca cuenta por cuenta los montos de dinero que tuvieron movimiento en el mes corrido, no importa si fueron entrantes o salientes, pérdidas o ganancias. A continuación podemos ver un ejemplo del Balance de Sumas y Saldos que se descarga desde SIGMMA.net:
Consecuentemente se procede con la determinación del Balance General y el Estado de Resultados (el que nos permite ver si la agencia de viajes obtuvo ganancias o pérdidas), como se muestran en los siguientes ejemplos:
Normalmente de todo este proceso es desarrollado por Contador de la agencia de viajes, con la información que le va entregando el agente de viajes. Pero aquí no estamos aprovechando la experiencia ni asesoría de nuestro Contador, y lo convertimos en un simple data entry, o liquidador de impuestos. Hoy por hoy, toda esa tarea contable se puede optimizar mediante sistemas de gestión integral, que permiten que se vayan asentando asientos en forma automática a medida que la agencia está operando o realizando tareas administrativas.
De esta forma, el Contador cuenta con información contable en tiempo real, y podemos aprovechar sus conocimientos en como mejorar nuestros indicadores de gestión, como vender mejor, y no hacerlo perder un tiempo valioso en la carga de asientos contables, que son tareas repetitivas que se pueden sistematizar.