¿Por qué es importante la contabilidad en una agencia de viajes?

Para muchos llevar la contabilidad al día es un dolor de cabeza, ya que es obligatoria para toda agencia de viajes. Pero muchas veces se cree que llevar la contabilidad es sólo para responder al fisco, y no se sabe que tiene impacto en muchos más aspectos del negocio que son mucho más importantes que las presentaciones a las autoridades de cada país. 

Empezamos este análisis partiendo de lo “obvio”: una de las tareas más importantes que debe hacer la administración de una agencia de viajes es llevar al día la contabilidad. La contabilidad es el registro y control de todos los movimientos económicos que ha realizado la empresa turística durante un periodo concreto, por lo que resulta imprescindible para conocer el estado del negocio además de obligatorio para poder informar y presentar los libros contables ante el Estado.

Pero es importante preguntarnos quién usa y cómo debemos llevar la contabilidad en la agencia.

Durante un ejercicio contable se produce una gran cantidad de movimientos económicos. Más allá de los ingresos y los gastos de la agencia de viajes, se debe tener en cuenta todos aquellos bienes y activos que posee la misma, por lo que no basta con llevar un registro de los movimientos en la cuenta de la empresa en una simple planilla de Excel.

Para llevar un buen registro de la contabilidad, es importante llenar también los libros contables obligatorios para la agencia. Ante esto, es importante lograr centralizar la información de las diferentes cuentas de la agencia en un mismo espacio que, además de cumplir con las obligaciones con el Estado, permita conocer el estado y la situación financiera de la empresa en tiempo real. Esto sólo se logra contando con un sistema de gestión o software integral que haga que las operaciones turísticas del día a día, vayan generando los asientos y movimientos contables correspondientes.

Es importante aclarar que la contabilidad no es una cosa única de las grandes empresas o, en nuestro caso, de las grandes agencias de viajes. Conocer el estado del negocio en todo momento es imprescindible, incluídas las pequeñas y medianas agencias de viajes.

La importancia de conocer el Estado del negocio

Llevar al día la contabilidad del negocio es una tarea fundamental para todas las empresas turísticas. Más allá de las obligaciones fiscales y contables que se deben cumplir, llevar al día el registro de las cuentas de la agencia permite tener visibilidad en todo momento cuál es la situación del estado del negocio, y poder llegar a tomar decisiones en forma proactiva y no reactiva, cuando la cosa ya está juzgada y no tenemos como modificar el resultado.

La presentación de los libros contables es obligatorio para todo tipo de empresa. De forma anual, se debe informar al Estado los movimientos o transacciones que se han producido dentro de la empresa durante el año contable. No obstante ello, se debe llevar el registro de los libros contables al día, para rectificar algunas situaciones que veamos que nos puedan complicar o para algo mucho más lógico: nunca se sabe cuando se tendrá una inspección del Fisco!

El libro diario o el libro mayor o el libro de compras y ventas son algunos de los que nos puede pedir el Estado en cualquier momento. Por ejemplo, en SIGMMA.net puedes obtener el libro diario haciendo un clic y descargarlo en Excel o en PDF, en el formato contable legalmente aceptado.

Pero aparte del Estado, ¿a quién o quiénes va dirigida la contabilidad también?

1) La agencia: toda persona en una agencia de viajes tiene interés en conocer el estado del negocio en cualquier momento. Llevar al día la contabilidad del negocio turístico permite tener visibilidad acerca de lo que está sucediendo en el negocio, lo cual supone una ventaja para la agencia ya que permite tomar mejores decisiones en un futuro, así como prever posibles altas y bajas, disminuyendo así la incertidumbre.

Contar con información actualizada acerca de todas las cuentas de la empresa facilita la gestión de la misma, siempre y cuando la información esté almacenada de forma segura y accesible siempre que se requiera. Y aquí, por ejemplo, SIGMMA.net es de gran ayuda porque lleva la contabilidad en forma automatizada y se puede acceder desde cualquier dispositivo y lugar, descargando los documentos contables legalmente aceptados.

2) El contador: es aquella persona que debe conocer el estado de las cuentas de la agencia de viajes para poder indicar qué es lo mejor para la misma en todo momento. Esperar a final del trimestre para conocer si se está generando pérdidas o ganancias es impensable hoy en día, por lo que se necesitan herramientas que permitan llevar una correcta gestión de la contabilidad, que permita al contador definir cuándo actuar y pueda hacer los cambios necesarios a tiempo.

Usar una plataforma en la nube como SIGMMA.net permite al contador y la agencia de viajes estar en contacto, así como conocer datos actualizados en tiempo real del negocio, lo cual ofrece tanto a la agencia como al contador, una situación de ventaja para poder actuar siempre que sea necesario.

3) Accionistas, socios e inversores: son los principales interesados en la contabilidad del negocio turístico. Conocer el equilibrio financiero del negocio y la estabilidad del mismo es crucial para ellos.

Son ellos quienes demandan informes contables de la agencia para poder conocer el estado del negocio con el fin último de comprar más acciones o invertir más dinero en ella.

Finalmente, planteamos algunos consejos útiles para llevar al día la contabilidad en una agencia de viajes.

1) Centralizar la información: tener toda la información en un mismo entorno es imprescindible para poder conocer el estado de las cuentas a tiempo real. Tener en cuenta todos los movimientos de una agencia de viajes es esencial para poder determinar el estado de esta.

2) Usar gráficos: hoy en día, representar la información de manera gráfica ofrece ventajas para poder conocer el estado del negocio a simple vista. Es mucho más sencillo entender un gráfico que un estado de resultados o el libro diario. En SIGMMA.net, por ejemplo, tenemos un DASHBOARD que permite armar diferentes tipos de gráficos según lo que la agencia necesita ver.

3) Tener un contador: en lo posible, especializado en turismo y que entienda de la complejidad impositiva de esta industria. Tener a un experto que lleve el control de las cuentas de la agencia facilita la gestión de esta, ya que puede asesorarla en todo momento sobre cuál es la mejor acción que se puede realizar para garantizar el buen estado del negocio turístico.