¿Qué es un ERP y cómo puede transformar una agencia de viajes?

A todos nos encantaría contar en un mismo lugar con toda la información relacionada con nuestra empresa. Sin importar el sector al que se pertenece o el volumen de ventas que se maneja, existen soluciones diseñadas a la medida para integrar la contabilidad, la facturación, las planillas, las operaciones, la logística y el marketing, por mencionar tan solo algunas áreas.

En este caso, un ERP (“Enterprise Resource Planning”, traducido al español sería Planificador de Recursos Empresariales) es mucho más que una simple herramienta de facturación y se ha convertido en un aliado indispensable para el desempeño y la productividad de cualquier agencia de viajes y turismo. No se trata de un tema del futuro sino del presente que evoluciona constantemente y que lleva a los agentes que lo emplean a un mercado mucho más competitivo.

¿Se acuerdan cuando hablamos en este Blog de Big Data e Internet de las cosas? Actualmente las tendencias de los ERP apuntan al Big Data, Internet de las cosas y Computación en la nube o Cloud computing

Sin embargo, y pese al crecimiento vertiginoso de la tecnología, por error algunas agencias de viajes consideran que esto no se adapta a sus requerimientos, ya sea por razones de presupuesto o de tamaño. Un ERP no debe ser visto como un gasto sino como una inversión… 

¿Qué áreas puede incluir un ERP?

Este sistema integrado es concebido como un TODO, que también puede ser adoptado por partes, que se denominan módulos. Esto permite a las agencias de viajes instalar sólo aquello que requieren de acuerdo con sus necesidades técnicas y económicas e integrarlos entre sí.

Un ERP es completamente adaptable gracias a las herramientas de configuración que posee, y es especializado bajo esquemas transversales a todas las agencias, pero también específico en cuanto a sectores, como puede ser, emisivo o receptivo, estudiantil, etc.

Otra característica distintiva es que emplean una base de datos única que procesa la información de todas las áreas incluyendo aquellas relacionadas con terceros externos, y esto último, gracias a integraciones (especialmente esto funciona en los sistemas de gestión online que tienen facilidad para integrarse con otros sistemas).

Es importante aclarar que cualquier tipo de agencia de viaje puede adoptar un ERP, desde muy pequeñas hasta grandes. Las razones que llevan a una empresa de turismo a confiar su funcionamiento a esta herramienta son diversas, y podemos citar desde la capacidad que tienen los ERP para dar cumplimiento a las obligaciones legales que tiene la agencia, temas impositivos, hasta que permite hacer el trabajo de los agentes mucho más fácil y ordenado, hecho que beneficia claramente a toda la empresa.

Ventajas de adoptar un ERP para una agencia de viajes

1) Automatizar procesos

Una agencia de viajes tiene múltiples procesos y, con frecuencia, estos implican tareas rutinarias, que demandan tiempo y recursos, que deberían estar avocados a otras funciones realmente importantes.

Muchas de esas tareas no necesitan ni siquiera intervención humana, no agregan valor a ninguno de los servicios turísticos que se ofrecen a los viajeros y claramente pueden optimizarse usando un software de gestión, apoyado en workflows y alertas para que cada colaborador conozca exactamente lo que tiene que hacer en cada etapa.

2) Maximizar el desempeño de los equipos

En este punto hablamos de la automatización del trabajo administrativo, rutinario y de procesos, de manera que los equipos se concentren en lo que realmente crea valor e innovación. Y esto es esencial en un mercado tan competitivo para las agencias de viajes, donde las ventas se definen por detalles o servicios mínimos que, si el agente no tiene tiempo para pensarlos, seguramente perderá ventas.

Aquí es fundamental trabajar con objetivos o con un Cuadro de Mando Integral, que permita medir indicadores y saber la evolución de los objetivos planteados para que todos sepan, en tiempo real, qué falta por cumplir y cómo pueden contribuir más para poder conseguir las metas definidas.

3) Garantizar la movilidad

Atrás quedaron las barreras físicas de las oficinas gracias a la transformación digital y a los ERP de nueva generación.

Además de la productividad y eficiencia que ya existían en los ERP tradicionales, ahora es posible tener la libertad de trabajar desde cualquier plataforma web para que los colaboradores puedan acceder en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Puedes consultar la información desde tu Tablet o smartphone camino a la agencia. Esto es una auténtica revolución digital, y es por esto que es esencial elegir aquellos sistemas de gestión 100% nube.

4) Tener indicadores en tiempo real para la toma de decisiones

Con un ERP se puede contar con informes o indicadores que permitan saber de un vistazo, que está pasando AHORA en la empresa de turismo. De esta forma, el agente no tomará decisiones en forma reactiva luego de ocurren las cosas (como si fuera un bombero que apaga incendios), sino que puede actuar en forma proactiva, anticipándose a cualquier situación que se pueda presentar.

En SIGMMA.net un ejemplo claro es el DASHBOARD por File, el cuál permite ver de un simple vistazo la rentabilidad en tiempo real de cada operación turística que el agente de viaje está vendiendo. O el Dashboard general con gráficos dinámicos basados en múltiples filtros y situaciones que se presentan diariamente en una agencia de viajes.

5) Ahorrar tiempo y dinero en tecnología

Un ERP en la nube sólo necesita de acceso a Internet desde cualquier computadora, notebook, tablet o smartphone para poder trabajar. Todos los procesos de backup de información corren por cuenta del software elegido gracias a proveedores altamente calificados como Amazon Web Services, que tiene un nivel de seguridad que un servidor local jamás tendrá.

De esta forma, la agencia de viajes no necesita invertir en hardware específico o costoso, ni contratar un especialista en sistemas para que le instale nada; sino que puede utilizar las herramientas que tiene, y sólo con un servicio de Internet, puede gestionar su agencia. El ahorro en recursos económicos, tiempos de instalación y demás complicaciones, se ven drásticamente disminuidos al usar un ERP nube que brinde servicios específicos para agencias de viajes.

6) Mejorar la experiencia de los usuarios/clientes

Pensemos en herramientas de self-service o autoservicio que permiten a los clientes solicitar pedidos o descargar facturas sin tener que depender de la ayuda de un tercero o a los propios colaboradores de la agencia que también pueden gestionar muchas tareas de forma autónoma.

Las expectativas de los clientes son cada vez más elevadas y exigen una buena experiencia de utilización. Esto trae nuevos desafíos para las empresas de turismo que necesitan diferenciarse de la competencia para sobrevivir.

Para optar por un ERP es fundamental que se analice cuáles son las necesidades concretas de la agencia de viajes. La solución elegida debe ser lo suficientemente adaptable a las características del negocio, así como debe ser capaz de crear nuevos procesos y opciones. Adicionalmente, debe actualizarse permanentemente con las obligaciones legales y, por último, y no menos importante, garantizar la seguridad de la información que maneja.