Transformación digital: claves para agilizar la producción y ahorrar costos en una agencia de viajes
El turismo es un sector con una enorme y variada oferta y con una demanda potencial que se puede cuantificar en miles de millones de personas que precisan de la existencia de grandes sistemas de gestión online, que antes era de carácter físico pero que, con la llegada de Internet, han sufrido una transformación radical.
Esta transformación ha supuesto la desaparición de numerosos agentes de viajes y el nacimiento de otros, en muchas ocasiones procedentes del mundo tecnológico. Las innovaciones introducidas en los servicios y la creación de nuevos modelos de negocio han provocado la transformación de la cadena de valor en su conjunto.
La nube, la movilidad, lo social representan elementos imprescindibles a lo largo de toda la cadena de valor, entre otras razones porque los usuarios y las empresas las consideran elementos de simplificación de los procesos y de ahorro de costos. Además, hay que sumar las redes sociales, donde los turistas comparten sus experiencias, y la economía colaborativa, en la que juegan un papel esencial los contenidos y las prescripciones realizadas por los usuarios, antes, durante y después del viaje.
En esta revolución, hay agencias de viajes y turismo que aprovechan las tecnologías para innovar y ofrecer nuevos productos, servicios y modelos de negocio turísticos a sus clientes; otras las incorporan para reinventarse mejorando sus procesos y la calidad de sus productos. Un tercer grupo de empresas turísticas observa los cambios con preocupación, al no ser capaz de tomar medidas para no quedarse rezagado. En el mundo del turismo la competencia se basa ya en la presencia, diferenciación y reputación online, referentes en la estrategia de una empresa turística digital.
El objetivo final es crear valor y experiencias atractivas para el usuario. Este, por su parte, emplea la tecnología en un ciclo que comienza con la búsqueda de información, sigue con la selección y comparación de precios y experiencias, se extiende a la compra, que cada vez se realiza más de forma móvil, y finaliza con la compartición e intercambio de información, lo que sirve para retroalimentar el ciclo. Una diferencia importante con escenarios anteriores del sector turístico es que los viajeros digitales siguen buscando información y contratando servicios durante el camino a su destino y también una vez en el mismo, gracias a que suelen llevar permanentemente encima uno o varios dispositivos móviles, especialmente en el caso del colectivo de turistas más jóvenes. El resultado es una demanda que requiere atención 24x7 y en la que las reservas de última hora tienen un peso cada vez más importante.
La digitalización ofrece resultados y experiencias diferenciales
Para elegir un proyecto de digitalización hay que analizar cómo contribuye a ahorrar costos y a liberar al personal de tareas repetitivas y mecánicas. Esto redunda también en la imagen de la agencia de viajes hacia los clientes, su satisfacción y, finalmente, su fidelización. Los expertos recomiendan comenzar la transformación digital por procesos básicos de la agencia de viajes, como puede ser la automatización de tareas operativas gracias a un software turístico o backoffice para agencias de turismo…
Los procesos de transformación digital, junto con la inversión en tecnología que esto representa, permiten agilizar la producción de la agencia, ahorrando tiempo al personal en la realización de determinadas tareas cotidianas, lo que también derivará en un ahorro de costos. A esto podemos sumarle un ahorro de costos importante por la reducción en errores que solían cometerse, y que gracias a la digitalización de los procesos y tareas, esto se ha optimizado…
Para definir en que proyecto de transformación digital un agente de viajes debe embarcarse, se debe tener en cuenta diferentes puntos, como ser hasta qué punto contribuirá a ahorrar costos en papel, consumibles, espacio físico de almacenamiento, o incluso a liberar horas de dedicación de nuestro personal en tareas repetitivas como imprimir, clasificar, archivar, introducir manualmente datos, etc. Estas horas no son productivas y se pueden invertir en otras labores que permitan impulsar acciones de marketing para impactar a potenciales clientes o a prestar una mayor atención y mejor servicio a los actuales clientes, generando acciones de fidelización.
La digitalización también facilita poder acceder de manera inmediata a la información disponible en la nube, desde cualquier lugar y en cualquier momento, y reducir el impacto medioambiental.
De este modo, sistemas de gestión para agencias de viajes que ayuden a la automatización de documentos o digitalización y almacenamiento en la nube podrían aportar ventajas como:
- Optimizar los procesos
- Agilizar tiempos de dedicación a las tareas repetitivas y mecánicas
- Ahorrar costos materiales
- Ahorrar costos por disminución de errores
- Acceso inmediato a la información de manera digital, desde cualquier lugar y en cualquier momento
- Reducir el impacto medioambiental, aspecto muy importante en las nuevas generaciones
Para lograr esta real transformación de la agencia de viajes, es muy importante apoyarse en proveedores tecnológicos especializados que tengan el conocimiento de cuáles pueden ser las mejores opciones para cubrir las necesidades y problemas de una agencia de turismo, con la mayor flexibilidad posible, y contando con herramientas de gestión y capacitación en el uso que permitan dar un salto evolutivo al agente de viajes.