Indicadores Financieros a tener en cuenta en una agencia de viajes

Al dirigir una agencia de viajes, incluso cuando las habilidades se inclinan hacia el lado del marketing o ventas, es necesario enfocarse y entender las métricas financieras claves que determinan la estabilidad de tu empresa de turismo.

Una parte importante de los agentes de viajes plantean cosas como “No entiendo mucho sobre analítica y números financieros. No soy una persorna de números. Soy más bien un creativo, o un gran asesor turístico para mis clientes”

Aunque la meta general de la agencia sea satisfacer a los clientes o crear un ambiente de trabajo increíble, el negocio existe para generar dinero, para generar ganancias. Es necesario conocer qué tan bien le va en ese aspecto a un agente de viajes para tomar decisiones respecto a esta información para estabilizar y hacer crecer a su agencia de viajes y turismo.

Existen multiples métricas financieras sobre las que un agente de viajes debe prestar atención. Más allá de conocerlas, es importante tenerlas en tiempo real: para ello los sistemas de gestión para agencias de viajes o software turísticos deben ayudar a optimizar los tiempos y generar la información necesaria para las métricas financieras que son necesarias para el éxito de la empresa turística.

A continuación se presentan algunas métricas financieras importantes a tener en cuenta:

Ingreso bruto ajustado (IBJ)

Para las agencias, enfocarse en la facturación bruta no tiene mucha importancia para la estabilidad financiera de la empresa turística. A menudo las agencias facturan a los clientes por la compra de diversos servicios turísticos pero el dinero que recibe la agencia sólo hace una breve parada en la cuenta bancaria de la empresa porque hay que transferirlo para pagar a los tour operadores. Es necesario entender esta cifra para saber si se es rentable o si se está en camino a la ruina financiera.

Facturación bruta - Coste de los servicios vendidos (CSV) = Ingreso Bruto Ajustado

Ganancia

Hay que tener presente que este indicador en el turismo tiene mucha varialidad, ya que, según el tipo de servicio que se venda como agencia de viajes, el porcentaje de ganancia será distinto. Por ejemplo: un aéreo de cabotaje puede tener rentabilidad una rentalidad entre 3% a nula en algunos casos, pero otros servicios como hotelería, pueden dejar una rentabilidad superior al 20%.

Importante: La ganancia debe calcularse siempre antes de los impuestos.

Gastos generales

Los gastos generales incluyen el alquiler del local de la agencia, los servicios públicos y costos técnicos que se tengan; básicamente, se trata de cualquier cosa que sea un costo fijo mensual exceptuando Personal (que lo veremos en Costo de Mano de Obra).

Los gastos generales deben medirse respecto al IBJ y deben estar entre el 20% y el 25% del mismo. Cualquier cosa que esté por arriba de esos porcentajes, generará complicaciones financieras para un agente de viajes.

Costo de Mano de Obra

Normalmente se plantea que los costos de MO no deben ser superiores al 40% de los IBJ. Este no debe incluir los bonos o extras, pero sí el salario que como titular de una agencia de viajes se recibe mensualmente.

Liquidez (meses de efectivo)

En general, se dice que para tener una buena salud en un negocio, es necesario mantener dos meses de efectivo acumulados en tu cuenta de empresa.

Pero cada empresa turística es distinta, y para poder determinar esa cantidad de meses de liquidez adecuada para cada una, hay que definir cuál será el riesgo que está dispuesta a asumir. Tener 1 mes de respaldo, de respaldo es suficiente para algún agente de viajes (incluso menos), pero puede no dejar dormir a otro.

Para determinar que nivel de liquidez tiene una agencia de viajes ss necesario tomar la cantidad total de cheques, ahorros e inversiones y dividirla entre los gastos fijos mensuales.

Efectivo disponible / gastos generales mensuales = meses de efectivo

Tiempo de cobro

Las condiciones de pago que se ofrecen a los clientes en una agencia de viajes son un tema que presenta múltiples dificultades, por la cantidad de opciones que tienen hoy en día (pagos en cuotas con tarjetas, con cheques posdatados, depósitos o pagos semanales, etc)

Ahora bien, el saber cuál es el tiempo de cobro permite determinar que tiempos se tendrá para pagarle a los propios proveedores y saber además cuán eficiente es la agencia de viajes para cobrar a los clientes.

Para encontrar esta cifra, primero se debe calcular los ingresos diarios:

Ingresos totales / 365 = Ingresos Diarios

Luego, tomaremos el total de cuentas por cobrar y lo dividiremos en el total de ingresos diarios para obtener el tiempo en días…

Cuentas por cobrar / ingresos diarios = Tiempo de Cobro

Esto nos determina un valor promedio de Tiempo de Cobro para la agencia. Ahora bien, también es muy importante determinar el tiempo de cobro para cada cliente, y compararlo con ese tiempo de cobro promedio, o con el tiempo que consideremos que debe ser el adecuado.

Si un cliente por lo regular no está dentro del promedio general, se pueden considerar estrategias alternativas o tener una discusión sincera para mejorar el tiempo en el que el cliente debe pagar. O bien definir un interés por atraso en los pagos, ya que el costo de no recibir los ingresos en tiempo y forma, suelen no tenerse en cuenta por los agentes de viajes, en su afán por no perder clientes o ventas.

Deudas / activos de la empresa (apalancamiento financiero)

Esta métrica ayuda a entender el apalancamiento financiero, el cual se utiliza para indicar cuánto riesgo ha asumido la empresa. La mayoría de los expertos dicen que una proporción inferior a 0,5 en deudas/activos es lo ideal, ya que todo lo anterior indica que la mayoría de los activos de una agencia de viajes están financiados a través de la deuda. Una proporción superior a 1, implica que la totalidad de los activos de la empresa turística están financiados con deuda, lo que en situaciones de convulsión económica puede generar muchos problemas a cualquier negocio.

Total de Pasivos / Total de Activos = Proporción de deudas/activos

Concentración de clientes

Determinar la tasa de concentración de clientes es un importante indicador de la estabilidad financiera de una empresa. Para ello es importante aplicar el principio de Pareto: el 80% de los ingresos de la agencia vienen por el 20% de los clientes.

Tener bien claro cuál es el % de clientes que representan más del 80% de los ingresos es fundamental para saber que acciones tomar en caso de dificultades. Por ejemplo: si un cliente representa el 40% de los ingresos de una agencia de viajes, y este decide no contratarle más servicios, el agente de viajes se verá en dificultades porque no le será sencillo suplir esos ingresos en poco tiempo e incluso puede llegar a ser la sentencia de muerte de la misma.

La mayoría de los expertos y asesores financieros concuerdan en que un cliente no debería representar más del 20% de los ingresos.

En economías muy cambiantes, el esfuerzo de tener varios clientes que generen ingresos es mucho más relevantes (aunque genere más tareas) que tener unos pocos clientes que sean los que sostengan la economía del empresario turístico. Está en definir que % es el adecuado para cada agente de viajes, y cuál es el riesgo que se quiere correr.

En base a estos indicadores, un agente de turismo puede ver, en un tablero general o cuadro de mandos integral y de un simple pantallazo, como está la salud de su empresa. Hoy por hoy, los sistemas de gestión o software turísticos tipo backoffice para agencias de viajes, cumplen un rol vital ya que nutren a la agencia de información que le permite tener estas métricas (incluso otras más), en tiempo real, sin la necesidad de hacer haciendo múltiples cálculos que muchas veces son complejos para cualquier agente de viajes.