Cuidando el centavo, el peso se cuida solo…!
Para una agencia de turismo, cada proyecto de viaje es mucho más que una venta, es la esencia misma de lo que somos, es allí donde acumulamos nuestro potencial a futuro.
En SIGMMA, cada operación turística es un nuevo file. Es el soporte al que converge toda la información que da sentido a un proyecto de viaje. Entonces cuidando la integridad de cada file estamos asegurando el resultado de nuestra compañía a corto, mediano y largo plazo.
Parafraseando con el título del artículo podríamos decir que cuidando cada file, la empresa se cuida sola. Y por simplista que pudiera sonar esta máxima, es una verdad irrefutable. Si se aplica este concepto el resultado, en términos de gestión, está asegurado.
Pero cuando nos referimos a cuidar la integridad de cada file, no sólo aludimos a mirar el resultado en términos económicos o financieros, que si bien son vitales, no son los únicos que miden, ponderan o determinan el verdadero resultado. Hay ámbitos con implicancias tanto o más significativas en el largo plazo.
En términos de satisfacción, sabemos que la vivencias que hemos diseñado para nuestros clientes es vital en el proceso de reventa. O el grado de completitud de procesos operativos, administrativos y contables finalmente determinarán el rendimiento impositivo y financiero de las operaciones, contribuyendo a mantener, mejorar o perjudicar la rentabilidad de cada proyecto.
Años atrás en SIGMMA.net, observamos que había procesos que siempre se terminaban al 100%, pero otros quedaban inconclusos, impidiendo cerrar debidamente los proyectos, rompiendo los ciclos y por supuesto la confiabilidad integral de las información resultante.
Analizando este comportamiento advertimos que los procesos que se completan siempre son los que están en dependencia de terceros implicados. Un ejemplo clásico se da en la emisión de recibos por pagos de anticipos o saldos, casi ningún cliente deja dinero sin exigir un documento que lo respalde, convirtiéndose en un agente de control. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas y demás documentos administrativos de cara a los clientes.
Pero a la hora de pagar por los servicios vendidos, en muchos casos, se adopta una actitud reactiva, esperar que el prestador nos cobre en vez de ser proactivos y pagar. Y créanme, hay una diferencia enorme y verdaderamente significativa entre éstas dos opciones.
Cuando nos cobran el control está del lado del proveedor, los números son los que él determine. En tanto que cuando nosotros pagamos, el control juega en nuestro equipo, porque estamos pagando en base a la documentación que respalda el proyecto y su resultado, que hasta ese momento es presunto, y se convierte en realidad cuando solo cuando se conforma debidamente la Orden de Pago al proveedor.
Una vez que entendimos el problema, analizamos las implicancias y determinamos las dificultades que derivan de estas conductas nos pusimos manos a la obra para ayudar a nuestros usuarios a modificar su actitud. Encontramos en la gamificación una herramienta concreta para estimular la voluntad de terminar cada ciclo en su totalidad.
Creamos un gráfico que evidencia el grado porcentual de completitud de los procesos de cada proyecto. Lo llamamos Rueda de Progreso y lo estampamos en la pantalla principal de cada file junto con algunos indicadores claves de desempeño.
Desde la perspectiva del cliente mostramos OPERADO, COBRADO y SALDO; desde la de los proveedores COSTO, PAGADO y SALDO; y desde la mirada de la agencia RENTABILIDAD en Pesos y Porcentaje.
Este simple dashboard, presente en cada file, pone en evidencia las perspectivas más relevantes de cada proyecto. Basados en esta información, los usuarios pueden evaluar cualitativa y cuantitativamente el grado de efectividad y avance de los proyectos.
A su vez disponen de una vista ampliada para evaluar con mayor precisión qué exactamente está faltando para alcanzar 100% de completitud de los procesos involucrados. De esta manera el desafío de concluir con la tarea se muestra de un modo estimulantemente evidente.
Como reflexión final refuerzo enfáticamente la necesidad de cerrar los procesos al 100% como herramienta de validación de una gestión profesional. Si los ciclos de cada proyecto se cumplen en su totalidad, cualquier herramienta de gestión como SIGMMA.net será capaz de entregar información empírica y de altísima calidad para tomar decisiones acertadas que garanticen cumplir con los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
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