Los 5 Beneficios de tener un software en la agencia de viajes
Cualquier empresa y, en este caso, cualquier agencia viajes en un momento de su vida se plantea implementar un sistema o software, y seguramente las dos preguntas más importantes sean: ¿Por qué es necesario un sistema de gestión en mi empresa? y ¿Por qué debo cambiar la forma de gestionar la agencia si siempre lo hicimos de la misma manera y relativamente nos dio resultado?
Y la respuesta es fundamentalmente porque un sistema de gestión consiste en un conjunto de etapas las cuales se encuentran unidas en un proceso continuo, que permite trabajar de manera ordenada una determinada idea hasta que no solo se consiguen mejoras, sino también su posterior continuidad en el tiempo.
Un sistema de gestión es necesario e incluso imprescindible en una agencia de viajes porque, como sabemos, estas se enfrentan a una gran variedad de retos, como ser la gran competitividad existente hoy en día, unida a la globalización y la velocidad de los cambios. Y esto provoca que se requiera una óptima capacidad de adaptación, consiguiendo una rentabilidad que ayude positivamente en un buen crecimiento utilizando las ventajas que nos ofrece la tecnología.
Es por ello que planteamos los siguientes 5 beneficios que tendrá el agente de viajes al implementar un sistema de gestión:
1. Automatización e Integración de procesos y tareas en la agencia: en los que se emplean recursos, tiempos y conocimientos que aumentan los costos de los procesos y que incluso pueden no generar valor agregado al producto o servicio turístico que ofrece la agencia. Normalmente esto provoca que la empresa de turismo aumente sus precios de ventas (con la potencial perdida de competitividad que provoca) o bien disminuya la rentabilidad (provocada por no trasladar el aumento de costos al precio de venta). Esto puede ser claramente subsanada con la utilización de herramientas de automatización que existen en cualquier sistema de gestión para agencias de viajes.
2. Disponibilidad de la información de la agencia en tiempo real: en la era en la que los datos son la mayor ganancia para una empresa y que todo debe ser resuelto casi de inmediato, poder disponer de información al instante se convierte en una obligación para cualquier empresa.
La evolución de la tecnología hace que los cambios sucedan a una velocidad cada vez mayor y en el trepidante mundo de los negocios de hoy en día, cada segundo cuenta. El poder actualizar constantemente el sistema mejora la velocidad y la eficiencia de la toma de decisiones y crea ventajas competitivas que se traducirán en un mayor valor para la empresa de turismo.
El mercado es cada vez más competitivo y los consumidores, una vez que están más informados ahora que en el pasado, son cada vez más exigentes y buscan soluciones de una forma práctica y rápida. Actualmente, todo el mundo «vive corriendo» y actuar tarde en el mundo de los negocios del turismo puede implicar una pérdida de beneficios importante. Cualquier software turístico de avanzada cuenta con la información necesaria para tener un tablero de control con la información ACTUAL de la agencia, lo que ayuda a saber que ocurre en la empresa al instante!
3. Integración y automatización de los procesos externos de la agencia: tanto de cara al cliente como con los proveedores turísticos o no turísticos.
El proveedor se convierte en un socio estratégico que participa activamente en el diseño y desarrollo de los nuevos productos y/o servicios turísticos ayudando a la agencia a mejorar su productividad y reducir costos.
Respecto al cliente, los sistemas integrales permiten al agente crear un marco de comunicación y colaboración con ellos. La agencia de viajes dispondrá de más información y de mayor calidad que permitirán ajustar las necesidades de compra y de disponibilidad de servicios a sus necesidades además de poder realizar campañas de marketing segmentadas.
Existen múltiples ejemplos de esto, que van desde el proceso de cobranza y envío automático de un recibo y factura a un cliente, hasta la integración con medios de pago online para facilitar y automatizar la cobranza, o la integración con proveedores turísticos (tour operadores, GDS) para obtener disponibilidad de tarifas en tiempo real, hacer reservas e incluso poder descargar e integrar las facturas pendientes de pago.
4. Ahorro de tiempos y costos: desde la disminución de los costos de operación, la “visibilidad” y eliminación de los costos ocultos por ineficiencias en cada una de las áreas de trabajo de una agencia de viajes hasta la reducción de registros duplicados y la duplicidad de las operaciones turísticas.
En el caso de sistemas nube, se produce otro gran ahorro producto de la disminución en gastos de compra de hardware y mantenimiento técnico, ya que se puede trabajar desde cualquier computadora, y desde cualquier lugar.
5. Mejora drástica en la toma de decisiones: al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor precisión y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la pantalla de su computadora. De ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de decisiones.
