¿Cómo elegir el mejor sistema para mi agencia de viajes?

Hoy en día, los agentes de viajes no saben qué software elegir para que les ayude en la gestión diaria de la agencia. Cada una de las opciones de sistemas se vislumbran como algo novedoso, siendo difícil elegir uno, porque hay muchos que son buenos. Sin embargo, a fin de escoger bien, es necesario tener en cuenta que el software turístico preste un funcionamiento al 100% de lo que la agencia necesita. 

Un software o sistema de gestión colabora con las empresas, a fin de lograr una óptima eficiencia y eficacia laboral, haciendo más fácil a los trabajadores la manera de tomar las reservas de viajes o tener el conocimiento de la cuenta corriente de cada cliente.

Lo que se debe tener en cuenta con un software es que estos programas o sistemas son muy delicados al momento de usarlo, por lo general los empleados para este tipo de labor, son muy complejos, ya que estos cuentan con un código que debe ser actualizado cada cierto tiempo.

Y en este aspecto es de suma importancia saber elegir entre un software de escritorio o un sistema en la nube, donde las actualizaciones son muy diferentes en cada caso. En uno de escritorio, las actualizaciones deben instalarse físicamente en cada computadora donde se tiene alojado el sistema; en cambio, un software de gestión online (que está en la nube) tiene la ventaja que la actualización se “sube” en forma inmediata desde la empresa proveedora sin necesidad de instalar nada en una computadora local.

Hoy en día, las nuevas tecnologías están desarrolladas en la nube, por el nivel de flexibilidad y prestancia que tienen para cualquier empresa. En el caso de una agencia de viajes y turismo, podemos detectar 5 razones por las que es mejor un sistema online a uno de escritorio:

1. Un software en la nube es un servicio ALL INCLUSIVE: los proveedores de software en la nube normalmente se ofrecen como Servicio, no venden el sistema. Esto hace que puedan ofrecer una amplia gama de servicios: hosting, mantenimiento, copias de seguridad, capacitaciones, seguridad y soporte técnico son todos los elementos clave incluidos en su contrato. Y esto son tareas de las que el agente de viajes no deberá preocuparse (y que no tienen que ver con su trabajo diario!).

2. Disminución de los Costos de IT: como está en la nube, un sistema online de gestión no necesita personal informático o hardware especial (por ejemplo, un servidor) en la agencia, con lo que el ahorro en un técnico de IT o computadoras especiales es significativo.

3. Desde cualquier lugar y dispositivo: Un software online para agencias de viajes no requiere instalación alguna: sólo se necesita un simple navegador y una conexión a Internet para utilizarlo. En un contexto en el que los agentes de viajes a veces trabajan a distancia desde su casa, es una gran ventaja tener en cuenta, ya que aporta comodidad y eficiencia en el trabajo.

4. Precios según las necesidades de la agencia: los proveedores de software en la nube cobran siempre según el número de usuarios concurrentes de la empresa. De esta forma, los costos son proporcionales a la envergadura de la empresa turística: agencias pequeñas pagan una pequeña cantidad y las empresas más grandes pagan más. También es siempre posible aumentar o disminuir el número de licencias, algo muy importante a tener en cuenta en una industria que tiene alta rotación de personal y mucha volatibilidad ante factores macro económicos.

De esta forma no hay sorpresas ni costes ocultos: el agente de viajes tiene el control total de sus gastos de IT y puede ajustar en consecuencia si las necesidades de su agencia de viajes cambian.

5. Una infraestructura altamente segura: un software en la nube a menudo plantea preguntas sobre la seguridad de los datos. En la práctica, los proveedores de software trabajan con empresas de hosting de renombre que ofrecen estándares de seguridad muy altos (por ejemplo: Amazon Web Services con quién trabajan en SIGMMA.net), así como servidores redundantes (en caso de fallo de un servidor se activa automáticamente la intervención de un 2º o 3º o 4º servidor que prestará el servicio del primero). También incluyen procedimientos de seguridad de alto nivel, regidos por los más altos estándares y certificaciones ISO. Alcanzar estos niveles de seguridad en los servidores internos es impensable para una pequeña o mediana empresa, debido al elevado coste de implantación y certificación que ello puede suponer.

Aparte del factor software de escritorio vs nube, algo muy importante a tener en cuenta es el nivel de conocimiento de los empleados. Hoy en día, algunos empleados no cuentan con la experiencia suficiente con el manejo de un sistema, por lo cual se tiene que buscar una manera de equilibrar el conocimiento que posen estos empleados e instalar un software que sea fácil de manejar para ellos, sin tantas herramientas para usarlo.

A su vez, es muy importante que los softwares o sistemas de gestión actuales permitan a la agencia de viajes contar con la suficiente información y en tiempo real para la toma de decisiones. Esto es muy importante remarcar, ya que hoy en un entorno de decisiones casi inmediatas, poder contar con datos que permitan tomar decisiones en tiempo real es una necesidad. En esto los software en la nube corren con ventaja ya que, estando en cualquier lugar, un agente de viajes puede decidir en base a la información que está viendo en su Smartphone o Tablet, sin necesidad de esperar llegar a la agencia para usar la computadora que tiene instalado el sistema turístico.

Finalmente, y no menor, el respaldo de la información es muy importante en la decisión de que software elegir. Muchos software tienen una falla muy común que es no ofrecer respaldo o guardar la información que utilizan un día entero de trabajo.

Un sistema de escritorio requerirá un servidor local que permita guardar la información del mismo. A su vez, un sistema online ofrece un servicio de respaldo de la información a través de empresas globales de hosting que realizan el resguardo de datos en múltiples servidores distribuidos en diferentes lugares del mundo, de tal forma que el nivel de pérdida de información tiende a ser casi nulo.

Muchas agencias prefieren resguardar su información localmente y para ellas es mejor contar con un sistema de escritorio; su desventaja es que si el servidor sufre algún daño, la agencia puede perder toda su información.

En contraposición, los sistemas o plataformas online realizan el respaldo de la información a través de sistemas de hosting globales, donde la agencia de viajes tiene su información disponible pero en la nube, la cuál está en general guardada en diversos servidores espejados en diferentes lugares del mundo. La desventaja es que el agente no tiene la información “físicamente” en su agencia, pero la ventaja es que la probabilidad de pérdida de la misma es inferior al 0,01%.

Para finalizar, hay que saber que un software para una agencia de viajes es algo importante, así que se debe prestar la atención y cuidados adecuados cuando se tome la mejor decisión al contratar uno.

La implantación de un software de agencias de viajes que agilice los procesos gestión, facturación y contabilidad es vital en este proceso. Pero, ¿qué tipo de sistema es mejor implementar? ¿Una solución en la nube o un software con instalación local?. Esperamos que este artículo sirva a los agentes de viajes para tomar la mejor decisión sobre que sistema es el ideal para cada uno de ellos…