Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para Agencias de Viajes
En toda empresa, llevar en forma ordenada su contabilidad es muy importante. Y es aquí donde el agente de viajes tiene que manejar nociones básicas que le permitan entender y trabajar con el profesional que ha contratado para que le lleve la contabilidad de su agencia. En este artículo, definiremos los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y los explicaremos a través de ejemplos propios de la operatoria de una agencia de viajes y turismo
En este caso, la importancia de los PCGA radica en que en un mundo globalizado, donde las operaciones financieras y empresariales no tienen fronteras (y esto aún más en turismo), tener algún marco común que permita analizar e interpretar la información económica, sea cuál sea la nacionalidad de la agencia, es esencial. De ahí el origen y aceptación de estos PCGA: ya que es una herramienta útil y unificadora de criterios.
¿Qué son los principios contables?
Son el conjunto de normas legales y recomendaciones generales que deben respetarse para facilitar el análisis de la situación patrimonial y financiera de cualquier empresa de turismo, siguiendo unos criterios comúnmente aceptados.
Aunque cada país tiene sus reglas, para disminuir las dificultades de esta diferenciación por países, se ha extendido la aceptación de los que se conocen como PCGA como instrumento para unificar ese criterio.
¿Cuáles son los principios contables?
Hablamos de 14 principios contables que se utilizan como guía para la medición del patrimonio y los elementos económicos de una empresa y que se dividen según su utilidad en 4 tipos:
Principio Fundamental o Postulado Básico
1) Equidad: Todo estado financiero debe reflejar equidad entre intereses opuestos, en referencia a la proporcionalidad e imparcialidad de la información contable para asegurar un análisis justo entre las partes, para que no haya beneficiados o desfavorecidos.
Ejemplo: en una agencia hay 2 socios: Alina y Paolo. Alina tiene el 51% de las acciones y Paolo el 49%. Si las utilidades son de $ 1.000, Alina recibe $ 510 y Paolo recibe $ 490. De esa forma se están repartiendo las utilidades de los accionistas en forma equitativa.
Principios de Fondo o Valuación
2) Valuación al costo: el criterio básico de valuación será el de valor de adquisición o producción, no el valor de mercado.
Es el principal criterio de valuación, que establece que los activos y servicios que tiene un ente, se deben registrar a su costo histórico o de adquisición. Para establecer este costo se deben tomar en cuenta los gastos en transporte y fijación para su funcionamiento.
Ejemplo: La agencia VIAJO FELIZ S.A. compró un bus de 18 pasajeros que les costó US$ 50.000, pero como lo trajeron de USA, en transporte se gastó US$ 1.500. Por lo tanto, en los estados financieros de la empresa, la valuación del bus será de US$ 51.500
3) Devengado: registro en cuentas de eventos y transacciones contables en determinada fecha.
Las variaciones patrimoniales (ingresos o egresos) que se consideran para establecer el resultado económico competen a un ejercicio (periodo) sin considerar si ya se han cobrado o pagado.
Ejemplo: le llega a la agencia la factura de consumo del agua del mes de Noviembre. La factura llega en Diciembre, y el pago se realiza en dicho mes. Sin embargo, el consumo de agua se contabiliza como egreso del mes de Noviembre, porque es en ese mes donde se consumió.
4) Realización: los resultados económicos sólo deben computarse cuando están realizados a través de medios legales o comerciales (actas, documentos, etc.) donde se toman en cuenta los riesgos inherentes de todo negocio. No se encuentran en este grupo las “promesas o supuestos” ya que no toman en cuenta los riesgos y no se sabe si los términos del negocio se van a realizar o no. El concepto ‘realizado’ participa del concepto de devengado.
Ejemplo: un cliente acepta el viaje estudiantil para su hijo que le propuso la agencia elegida por la escuela, quedando establecidas todas las condiciones y cláusulas en el contrato estudiantil firmado. Por lo tanto, si se puede contabilizar este negocio ya que cumple con el principio de realización
Principios que hacen a las cualidades de la información
5) Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio deben medirse y registrarse objetivamente (adecuadamente) en los registros contables siguiendo todos los principios, tan pronto como sea posible.
Ejemplo: el día 15 de julio se compran 100 noches en un hotel de Brasil a US$ 50.000 para ser usadas en enero del próximo año. Al finalizar el mes de agosto, sin embargo, esas noches valen U$S 40.000, pero se espera que al terminar el año, valgan U$S 65.000. Para llevar un registro objetivo, se deben realizar algunos ajustes en la contabilidad y registrarlos a tiempo
6) Prudencia: este principio nos indica que no se deben subestimar ni sobreestimar los hechos económicos que se van a contabilizar. Es decir que cuando se contabiliza, siempre se debe escoger el menor valor para el activo.
Ejemplo: si hace 1 mes compré una notebook a U$S 1.000 y el mercado ahora la cotiza a U$S 900, en la contabilidad debo tomar el menor valor del activo, es decir, U$S 900.
7) Materialidad: Siempre se actuará en sentido práctico en temas contables, es decir, que transacciones de poco valor significativo no se deben tomar en cuenta porque no alteran el resultado final de los estados financieros.
Ejemplo: una agencia de viajes no va a contabilizar en sus estados financieros cuántas hojas impresas de presupuesto utilizó para darle a sus clientes. Es un valor insignificante.
8) Uniformidad: los principios elegidos deben mantenerse sin modificación si no cambian las circunstancias en las que se aprobaron. En caso contrario debe señalarse por medio de una nota aclaratoria.
Ejemplo: Las cuotas pagadas de un préstamo tomado por la agencia, deben ser consideradas como egresos en el ejercicio correspondiente.
9) Exposición: formular los estados financieros de forma comprensible para los usuarios.
Ejemplo: el contador de la agencia de viajes entrega los estados financieros los accionistas con TODAS las actividades económicas que ha realizado la agencia, para que éstos puedan interpretarla.
Principios dados por el medio socio-económico
10) Ente: El patrimonio de la empresa se independiza de la persona, el propietario es considerado un tercero. El ente tiene vida propia y es objeto de derechos y obligaciones.
Ejemplo: la Sra. Andrea es dueña de una agencia de viajes. Ella quiere comprarse un auto, y para ello gasta el sueldo que a ella le corresponde en la agencia. En este caso, la empresa no asume sus gastos personales, porque Andrea es considerada como un tercero.
11) Bienes económicos: se refiere al conjunto de bienes materiales e inmateriales que son susceptibles de valorarse en términos monetarios.
Ejemplo: en el caso de bienes materiales, pueden ser las computadores de la agencia de viajes, las cuáles se valoran por su precio de adquisición.
En el caso de un bien inmaterial, puede ser una marca, por ejemplo, McDonald’s, que es reconocida y preferida por el público, por tanto puede ser valuada en términos monetarios ya que le traerá más ganancias a la empresa si adquiere la marca.
12) Moneda de cuenta: reducir todos los activos y patrimonio a una expresión común que permita medirlos, la moneda de cuenta. Suele coincidir con el dinero de curso legal del país del ente.
Ejemplo: una agencia de viajes argentina registra sus actividades financieras en pesos argentinos.
13) Empresa en marcha: todo organismo económico tiene vigencia en el presente y proyección o continuidad en el futuro
Ejemplo: una agencia de viajes receptiva internacional, ha firmado un contrato de colaboración (join venture) por 3 años con una empresa de transporte que tiene diversos buses. Si otra agencia de viajes que tiene a su cargo la recepción de contingentes internacionales durante los proximos 6 meses y quiere aliarse con la primera por los buses que posee, puede hacerlo ya que puede observarse la vigencia de 3 años del contrato que tiene la primera agencia.
14) Ejercicio: se divide la marcha de una empresa en periodos uniformes de tiempo.
Ejemplo: la medición del Plan Contable General se realiza cada 12 meses.