La importancia de superar el miedo al cambio tecnológico para una Agencia de Viajes

Estamos en un mundo en constante evolución, donde las nuevas tecnologías de hoy no tienen nada que ver con lo que conocíamos hace 3 años atrás. En turismo, no existe agencia de viajes que no sufriera importantes transformaciones, y que no se viera obligada a realizar algún cambio, positivo o negativo, grande o pequeño, producto del avance tecnológico en la industria...

Tenemos que entender que nos encontramos en un proceso de transformación digital CONSTANTE, donde rápidamente debemos adaptarnos a los cambios y avanzar para lograr los objetivos personales y profesionales. Hoy en día, existen muchas herramientas tecnológicas para las agencias de viajes, las cuáles hay que vencer el miedo a conocerlas, utilizarlas y así poder adaptarlar a las necesidades del negocio turístico.

Cómo sucede en muchos cambios importantes de nuestras vidas y en nuestras agencias de viajes, preferimos quedarnos en nuestra “zona de confort tecnológica” y decimos cosas como:

• “Ya he aprendido estos dos pasos (encender y apagar) y no hago más”.
  
• “Me conformo con saber lo básico de una computadora e internet”.
  
• “No sé manejarme con las nuevas herramientas, soy de otra época y se me hace muy difícil”.
  
• “Mis hijos tienen más habilidades para las nuevas tecnologías, les pediré que lo hagan ellos por mí”.

Pero en una industria como el turismo, con escenarios tan cambiantes, más que nunca se debe superar el miedo a aprender nuevas herramientas tecnológicas. Muchas veces escuchamos a los agentes de viajes decir: por culpa de la tecnología estamos mal; pero hoy más que nunca podemos afirmar que sólo la tecnología puede salvar a las agencias de viajes de perecer: hay que adaptarse a los nuevas necesidades y a la personalización que buscan todos los clientes.

Algunas empresas turísticas aún se resisten al cambio tecnológico y no consiguen aprovechar ni avanzar en planteamientos que incluyan la implementación tecnológica de un nuevo modelo de gestión.

Hoy en día existen dos segmentos bien diferenciados de agencias:

1.- Las agencias de viajes que todavía siguen “enojadas” con la tecnología y que no han decidido avanzar ni plantearse cambio alguno

2.- Y las agencias de turismo que han decidido apostar fuerte por cambios que aumenten su competitividad y les posicionen como jugadores principales, y cuentan con la tecnología para mejorar su gestión.

Para lograr que las primeras pierdan el miedo al cambio tecnológico y puedan aggiornarse a las nuevas realidades, es que podemos definir cinco aspectos que consideramos importante se deben tener en cuenta desde el punto de vista del uso de tecnologías en lo que a gestión de la información se refiere para una agencia de viajes y turismo:

1) La centralización de la información

Distintos sistemas de gestión y distintas aplicaciones requieren demasiado tiempo de uso y aprendizaje, y hoy por hoy, y el tiempo es oro. Además esta multiplicidad de sistemas genera una gran cantidad de errores, duplicidad y eliminación de datos.
Resolver este problema, centralizando los datos en un solo software de turismo y única fuente de información, sería un primer paso para organizar y hacer más eficaz la gestión operativa diaria de la agencia de viajes.

2) El análisis y segmentación de datos

Además de tener mucha información y que ésta esté centralizada, es importante tener herramientas que permitan clasificar, agrupar y segmentar los datos, lo que pemitirá ser más certero en las acciones que posteriormente se realicen..
La rentabilidad del tiempo y las inversiones (comerciales, publicitarias, u otros) son críticas si queremos obtener el máximo resultado, y es allí donde un sistema de gestión para agencias de viajes nos ayuda porque tiene la capacidad de procesar una enorme cantidad de datos en un segundo.

3) La automatización de procesos

Una vez resuelto el problema de la gestión de la información, debemos conseguir reducir aquellos puntos en el proceso de negocio que no aporten valor y que, por tanto, ocupen tiempo inútil en la gestión diaria. Generar manualmente acciones que se pueden hacer de forma automática, requiere tiempo que repercute negativamente en la operativa diaria.

Por ejemplo: generar automáticamente las facturas y los cobros correspondientes a un turista, o emitir los vouchers en un segundo desde el File del cliente, generará un ahorro de tiempo muy importante para dedicarlo a llamar y fidelizar clientes.

4) El seguimiento organizado

Pero cabe aclarar que, aún teniendo las mejores herramientas informáticas, esto no garantiza en absoluto la mejora en la competitividad. Aquí entra en escena un factor clave: el seguimiento de las acciones.

En las agencias de viajes, se tiene decidido cuál será el siguiente paso dentro de la cadena de actuaciones diarias, pero si se tiene además una herramienta que nos ayude a hacer el seguimiento, a no perder ninguna oportunidad comercial por pequeña que sea (de fidelización, marketing o postventa), nos hará no sólo más efectivos sino también eficientes, y probablemente vayamos por delante de nuestros competidores. Un CRM turístico es claramente un ejemplo de como podemos llevar el control y seguimiento de un equipo de ventas, y de las acciones que se deben realizar con cada uno de los clientes.

5) El monitoreo de indicadores y la toma de decisiones

La gestión tiene que ser analizada constantemente, no sólo para aportar mejoras en el proceso, sino para tomar decisiones de forma justa. La información que se maneje diariamente (cobros, pagos, nuevos clientes, consultas, etc) debe generar un “informe” sumamente valioso que, bien aprovechado y siempre alineado con los objetivos de la agencia de viajes, pueda indicarnos los pasos a seguir en nuestro camino al éxito.

Por supuesto, puede haber otros muchos aspectos a tener en cuenta. Sin embargo, estos sencillos puntos indicados son esenciales para que una empresa turística pierda el miedo a la transformación digital y genere rápidamente más valor del que generaba antes, con el mismo equipo humano.

Es cierto que esto supone un cambio tecnológico, pero una agencia de viajes lo requiere si se quiere estar preparados para avanzar. La inversión en este tipo de soluciones (software o backoffice de turismo) es ahora más que nunca necesaria (inversión económica, de tiempo y de cambio), para liderar en forma competitiva nuestro segmento de mercado. Las ventas y clientes de hoy son importantes, pero no hay que desatender la estrategia y operatividad futura de la agencia de turismo. Hay que superar la resistencia y apostar por el cambio tecnológico.

No se trata de “estar a la vanguardia” en lo que a tecnología se refiere, pero sí de analizar los puntos más débiles que se tienen, encontrar soluciones y ver cuáles son las herramientas operativas que nos permitirán llegar a la solución con el menor tiempo y coste posible, quizá a corto y medio plazo, y con la mayor solidez y sostenibilidad a largo plazo.