¿Por qué las agencias de viajes deben cambiar EXCEL por un software de gestión?
En la actualidad, donde los avances tecnológicos cada vez son mayores, aún existen agencias de viajes que se gestionan usando papeles y hojas de cálculo. Normalmente un agente de viaje dice “con Excel puedo hacer más rápido” o “Excel se ajusta a mis necesidades” o “con Excel tengo la flexibilidad que necesito”. Pero en estos tiempos, esto genera mayor complejidad para el agente de viajes…
Ahora bien, seguramente en algunos aspectos de la gestión operativa básica de una agencia, el Excel servirá, pero ¿qué pasa con las reservas en línea, integraciones con GDS, facturación electrónica o integración con aplicaciones móviles?. Hoy en día, la integración de tareas y sistemas es fundamental para que el agente de viajes pueda ganar tiempo para vender más y mejorar su servicio.
Es por esto que a continuación detallamos algunas razones de por qué un sistema de gestión es más seguro que el Excel en una agencia de viajes:
1) Excel no está especializado en agencias de viajes: Excel es utilizado por diferentes tipos de empresas, es decir, es genérico. Y el sector de las agencias de viajes tiene muchas particularidades que lo hacen único: es necesario tener un lugar donde poder rastrear reservas, pasajeros, vouchers, comisiones, , grupos, etc. Los software turísticos para agencias de viajes son una solución ALL IN ONE (todo en uno), donde Excel no llega ni al 15% de las funcionalidades que tienen estos tipos de sistemas.
2) Se desperdicia una enorme cantidad de tiempo con Excel: tener la posibilidad de tener todo integrado en un solo lugar le ayuda a una agencia de viajes a evitar el trabajo manual que invierte cada vez que necesita introducir datos para múltiples hojas de trabajo y fórmulas complejas. Los precios de sus servicios se calculan automáticamente, los itinerarios también y se puede acceder a un resumen del estado financiero actual en un solo paso.
3) Números interminables y la complejidad del uso: como dijimos, en Excel las tareas básicas son simples de llevar. Pero cuando las mismas se complejizan, se necesita usar funciones más avanzadas que requieren tiempo y, sobre todo, experiencia y conocimiento para usarlas correctamente. Una hoja de cálculo de Excel es un lienzo en blanco en la que se pueden almacenar cifras económicas, donde es necesario que se ingrese cada número uno por uno y utilizar diferentes fórmulas para crear campos calculados que muestren los valores que sean relevantes. Un sistema de gestión para agencias de viajes le exime de la responsabilidad de diseñar complejas fórmulas que podrían contener errores, todos los cálculos están ya integrados y revisados.4) Falta de informes: Los beneficios, pérdidas, márgenes, importes facturados, cobranzas, están dispersas en varios archivos Excel, sin darle una visión general de cómo marcha la agencia de viajes. Con un backoffice para agencias de turismo, es posible obtener todos los informes directamente desde dentro de la misma solución y en poco segundos (gestión de dinero, presupuestos, asientos libres, seguimiento de facturas y pagos, clientes, agentes comerciales, proveedores, creación y envío de documentos, itinerarios y seguimiento de la rentabilidad de los empleados.
5) Mayor cantidad de errores: como se introduce datos en forma manual en forma constante en un Excel, se suelen dar lugar a mayor cantidad de errores versus un sistema de agencias de viajes. Los datos pueden corromperse a través de cambios accidentales o ser borrados, lo que genera que se pierda el control de la empresa, lo que es sumamente peligroso.
6) Los datos no están en UN SOLO LUGAR: con un software para agencias de viajes, se gestionan los clientes, proveedores, documentos y servicios turísticos desde un solo lugar. Además, todas las transacciones financieras y económicas se consolidan y gestionan desde un lugar central, eliminando la necesidad de hojas de trabajo Excel separadas que pueden llevar al desorden y caos en cualquier tipo de empresa.7) No hay información en tiempo real: cuando los empleados necesitan introducir los datos manualmente en una hoja de cálculo de Excel, o en numerosas hojas de cálculo, nadie tiene nunca una visión en tiempo real del beneficio o el cash flow, ni qué servicios de viajes o itinerarios han cambiado. Y esto en los tiempos actuales es fundamental, ya que la celeridad con la que se mueve todo, hace necesario tener un sistema que ayude a brindar información al instante.
8) La toma de decisiones no es fácil: en cualquier empresa, la toma de decisiones debe apoyarse en información económica consolidada. Excel no ofrece herramientas para mostrar cómo ha evolucionado la agencia de viajes ni le proporciona datos financieros y económicos en tiempo real para la toma de decisiones adecuada. Es muy difícil obtener información de calidad necesaria para realizar futuras acciones. Es por esto que un software para agencias de viajes sea de escritorio u online, convierte automáticamente los datos en información procesable, que puede utilizarse para la toma de decisiones empresariales.En resumen: Excel es un excelente programa para almacenar pequeñas cantidades de datos sencillos y puede proporcionar niveles básicos de funciones de gestión y operación. Pero cuando se trata de visualizar datos, crear cuadros de mando, gestionar datos ilimitados y obtener información en tiempo real, un sistema de gestión para agencias de viajes es ideal.
A medida que la agencia de viajes crece, se tiene cada vez más datos para trabajar y analizar, lo que se convierte en una complicación si se trabaja sólo con Excel. Hoy en día, un buen software de turismo online, facilita la integración de información, la gestión de los equipos, y la toma de decisiones.