Al frente de una agencia de viajes, es fundamental comprender las métricas financieras clave que aseguran la estabilidad de tu empresa de turismo. 

Si bien puedes destacarte en marketing o ventas, el negocio existe para generar ganancias, y conocer tu desempeño financiero es crucial para tomar decisiones que estabilicen y hagan crecer tu agencia de viajes y turismo. Los sistemas de gestión para agencias de viajes o software turísticos son herramientas esenciales para optimizar los tiempos y generar la información necesaria para el éxito de tu empresa turística.

Algunas métricas financieras importantes a considerar en una agencia de viajes son el Ingreso Bruto Ajustado, la Ganancia, los Gastos Generales, el Costo de Mano de Obra, la Liquidez, el Tiempo de Cobro y la Rentabilidad por Cliente.

1. Ingreso Bruto Ajustado (IBJ)

Para las agencias de viajes, centrarse únicamente en la facturación bruta no es suficiente para la estabilidad financiera. A menudo, el dinero de las facturaciones a clientes por diversos servicios turísticos solo "hace una breve parada" en la cuenta bancaria de la agencia antes de ser transferido a los tour operadores. Es fundamental entender el Ingreso Bruto Ajustado para determinar si tu agencia es rentable o si se encamina a problemas financieros. La fórmula para calcular el Ingreso Bruto Ajustado, es la siguiente:

Ingreso Bruto Ajustado = Facturación bruta - Costo de los servicios vendidos (CSV)

2. Ganancia

En el sector turístico, la ganancia presenta mucha variabilidad, ya que el porcentaje de beneficio difiere según el tipo de servicio vendido. Por ejemplo, un vuelo de cabotaje puede ofrecer una rentabilidad mínima o nula, mientras que servicios como la hotelería pueden generar más del 20% de rentabilidad. Es crucial que la ganancia se calcule siempre antes de impuestos

3. Gastos Generales

Estos incluyen el alquiler del local, servicios públicos y costos técnicos, es decir, cualquier costo fijo mensual, excluyendo el personal. Los gastos generales deben representar entre el 20% y el 25% del Ingreso Bruto Ajustado (IBJ). Superar estos porcentajes puede generar complicaciones financieras para tu agencia de viajes.

4. Costo de Mano de Obra 

Los costos de mano de obra no deben superar el 40% del Ingreso Bruto Ajustado (IBJ). Esta cifra debe incluir tu salario como titular de la agencia, pero no bonos o extras.

5. Liquidez (Meses de efectivo)

Para una buena salud financiera, se recomienda mantener al menos dos meses de efectivo acumulados en la cuenta de la empresa. Sin embargo, cada empresa de turismo es diferente y el nivel adecuado de liquidez dependerá del riesgo que se esté dispuesto a asumir. Para calcular tu nivel de liquidez, divide el efectivo disponible (cheques, ahorros e inversiones) entre los gastos fijos mensuales, usando la siguiente fórmula:

Meses de Efectivo = Efectivo disponible / gastos generales mensuales

6. Tiempo de Cobro

Las agencias de viajes enfrentan desafíos con las condiciones de pago de los clientes (cuotas con tarjetas, cheques posdatados, depósitos, pagos semanales, etc.). Conocer el tiempo de cobro permite determinar cuánto tiempo tendrás para pagar a tus proveedores y evaluar la eficiencia de tu agencia para cobrar a los clientes. La fórmula para conocer el valor promedio de tiempo de cobro para tu agencia es el siguiente:

Ingresos Diarios = Ingresos Totales / 365

Tiempo de Cobro = Cuentas por Cobrar / Ingresos Diarios

7. Rentabilidad por Cliente

Es fundamental conocer qué clientes generan los mayores ingresos. Aplicando el Principio de Pareto, se estima que el 20% de los clientes más leales suelen representar el 80% del negocio total. Saber qué porcentaje de clientes son responsables de la mayoría de tus ingresos es crucial para planificar acciones en caso de dificultades. Por ejemplo, si un cliente representa el 40% de tus ingresos y decide dejar de contratar tus servicios, será difícil reemplazar esa pérdida en poco tiempo. La mayoría de los expertos financieros sugieren que ningún cliente debería representar más del 20% de los ingresos de tu agencia.

La importancia de un sistema de gestión para agencias de viajes y turismo

Todos estos indicadores pueden visualizarse en un tablero general o cuadro de mando integral, ofreciendo un pantallazo de la salud de tu empresa. Los sistemas de gestión o software turísticos tipo backoffice para agencias de viajes juegan un papel vital al proporcionar esta información en tiempo real, eliminando la necesidad de cálculos complejos. Un ERP para empresas de viajes y turismo te permite tomar decisiones proactivas y enfocar tus esfuerzos en lo que realmente importa para el crecimiento de tu negocio.