Tips para mejorar la gestión de cobranza de una agencia de viajes

Existe una premisa muy simple pero que no muchos aplican: si se vende, pero no se cobra a tiempo, cualquier empresa tendrá problemas financieros. Es por esto que es muy importante mejorar la circulación del dinero en la agencia, ya que aumenta las posibilidades de supervivencia y crecimiento.

A continuación, detallamos 6 simples tips a tener en cuenta para mejorar la gestión de cobranza de cualquier agencia de viajes y turismo:

1) Armar un calendario de cobranzas: si no se presta atención a las cobranzas, se pondrá en peligro el sostenimiento de la agencia de viajes. Ya sea en papel o una planilla de cálculo o a través de un software turístico, tener un registro de la información de cobranzas ayudará a realizar el seguimiento adecuado.

¿Qué datos hay tener en cuenta?: se debe incluir la fecha de facturación, número de factura, monto, concepto, plazo de pago acordado, fecha estimada de cobro, datos de la persona de contacto y fecha de pago real, con datos de tarjeta, cheque o deposito/transferencia bancaria según corresponda.

2) Establecer condiciones de pago según perfil de los clientes: la mayoría de los clientes siguen las reglas, pagan a tiempo y no presentan problemas para un agente de viajes. Otros, en cambio, tienen atrasos y complicaciones, que cuestan tiempo y dinero a cualquier empresa. Es por esto que es muy importante identificar a ambos grupos de clientes, para organizar mejor las cobranzas y ofrecer condiciones de acuerdo diferentes según su comportamiento.

Un cliente que paga en tiempo y forma, podemos otorgarle mejores condiciones de pago que otro que siempre se atrasa.

3) Aceptar varias opciones de pago: si bien el pago en efectivo, con tarjeta, o mediante depósito o transferencia bancaria, o con cheque pueden ser preferibles para cierto tipo de negocios, es mejor recibir algún pago que ninguno.  Hay que dar al cliente una variedad de formas de pago, ya que esto evitará excusas, facilitará la cobranza y disminuirá la morosidad.

Cabe aclarar que hay que tener en cuenta diversos costos de brindar opciones de pago, como el caso de cuotas con tarjeta de crédito que, según la política de cada agencia de viajes, pueden ser trasladados o no al cliente.
Importante: aunque se tenga algún costo al ofrecer algunos medios de pago como tarjeta o cheque, hay que tener en cuenta y definir cuanto es el costo del atraso de un cliente, y poder sopesar qué conviene más en cada caso. Muchas veces, el costo de usar otros medios de pago, es inferior al costo del atraso en el pago.

4) Ofrecer beneficios a quienes pagan en término: descuentos, regalos u otros incentivos para que un cliente pague anticipadamente o en efectivo son grandes incentivos al adelanto de las cobranzas.

Hay que tener en cuenta que no es lo mismo RECARGAR intereses por mora que DESCONTAR un porcentaje por pago a término. En la psiquis de cualquier cliente, la palabra recarga automáticamente genera rechazo (aunque tengamos razón), y la palabra descuento es un gran incentivo para cerrar ventas.

Un agente de viajes debe determinar cuando y a qué clientes puede ofrecer un descuento, y que este descuento, se traduzca en mejores ventas y condiciones de pago más provechosas (se gana con el costo de tener ahora el dinero, y no a lo largo de cierto tiempo hasta el viaje del cliente).

5) Estudiar cada caso: identificar cuáles son las razones por las que un pago se atrasa o complica permitirá una mejor aproximación al problema y, por lo tanto, a su solución. No es lo mismo que el agente de turismo enfrente a un cliente que tiene voluntad de pago pero que se ha retrasado por una situación fortuita (y que siempre paga en tiempo y forma), a tener un cliente que siempre se atrasa sin importarle las consecuencias, o bien tener un cliente disconforme que está especulando con no pagar, producto de un problema en el servicio ofrecido.

Sabiendo las razones de cada caso, podremos actuar en consecuencia, y medir los riesgos de cada caso. Por ejemplo: un cliente que nos paga en tiempo y forma pero no nos quiere pagar porque está disconforme puede ser una bola de nieve: generarnos problemas de cobranza, pero también de marketing, de imagen, y con la posibilidad de perderlo y que hable mal de nosotros

6) Insistir. si el cliente se comprometió a realizar un pago en una fecha determinada, esta debe realizarse. ¡No hay que considerar que es inapropiado reclamarlo! ¡O que somos molestos! En algunos casos, hay que tener paciencia y diplomacia para comunicarse varias veces con ese cliente hasta lograr el objetivo.

Cuando se trabaja con clientes que son empresas, es muy importante identificar quién es la persona adecuada con quien hablar, es decir, aquella que tenga poder de decisión sobre los pagos.

Hoy cualquier software de turismo o sistemas de gestión para agencias de viajes tienen informes en tiempo real que permiten ver de un pantallazo, la situación global de cobranzas y el análisis de cada caso. Esto ahorra tiempo y dinero, porque permite ser más eficiente y eficaz durante la gestión de cobranza, y se tiene una proyección muy precisa de las cobranzas a futuro y que porcentaje de probabilidad se tiene según el historial de cada cliente.