Lo bueno y lo malo de guardar nuestra información en la nube

La tendencia en el rubro de computadoras y dispositivos móviles es almacenar documentos, planillas, música, fotos y videos en internet, método que trae consigo muchas ventajas, pero también varias dudas, las que tienen que ver con temas ligados a la privacidad y seguridad de los datos. 

Hace algunos pocos años atrás, las computadoras almacenaban la mayor parte de la información en discos duros ubicados en el interior del hardware. Para compartir un documento o imagen, era necesario recurrir a un CD o DVD grabable, o a una memoria USB extraíble (pendrive) o al email. Pero en la actualidad las cosas han cambiado, y las grandes compañías asociadas al rubro de la informática ofrecen servicios de almacenamiento de datos en la nube de internet, donde se pueden guardar archivos en discos duros conectados a la red, dejándolos en manos de otros y fuera de la PC.

Esto permite acceder a la información desde cualquier lugar, integrando además los dispositivos móviles en el ecosistema de aparatos desde donde se puede crear, compartir y consumir información que la agencia de viajes ha enviado a internet. Se trata de reunir todo en un solo lugar, centralizando la información y poniéndola a disposición de cualquier PC, tablet o smartphone que se conecte a internet.

 
Hoy los servicios más grandes que están andando son Microsoft con OneDrive, Google Drive, Apple iCloud y Dropbox; para sistemas en la nube existen plataformas más avanzadas, como los servicios de resguardo y encriptación de Amazon. Todos ofrecen gran compatibilidad con dispositivos y cierta cantidad de espacio gratuito para guardar nuestras cosas, gozando de una creciente popularidad que los posiciona como uno de los grandes proyectos a futuro en el área de la informática.

También los sistemas de gestión para agencias de viajes van mutando a esto: llevar todo a la nube, de manera que el agente de turismo pueda acceder a su sistema desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de comprar máquinas especiales ni tener que depender de que el servidor esté encendido o que no se rompa.

A continuación, detallamos las principales ventajas y desventajas que tiene el resguardo de la información en la nube, para una agencia de viajes:

Ventajas

Disponibilidad total

Almacenar datos en la nube soluciona de inmediato dos problemas. Por un lado, si se tiene un PC en la casa y otro en la oficina, ya no será necesario copiar los archivos que queremos llevar de un equipo a otro en un pendrive. Basta con guardarlos en la nube y tendremos acceso a ellos desde cualquier parte. Es muy útil para quienes viajan o se cambian de equipo a menudo. En el caso de sistemas online, funciona de manera similar: desde cualquier lugar, me logueo y estoy trabajando con el sistema.

Por otro lado, si se quiere compartir archivos, podemos simplicar drásticamente el proceso. Ya no es necesario conectar algo al PC, copiar archivos, pasarlos a otra persona para que los copie y pedir de vuelta el dispositivo extraíble. Basta acceder al sistema a través del navegador web o aplicación dedicada para obtener los documentos desde cualquier equipo.

Herramientas de colaboración

No solo se pueden transferir archivos de una persona a otra con facilidad, sino que además hay servicios como Google Docs que permiten a varias personas colaborar en la edición de un documento de texto al mismo tiempo, identificando los cambios que cada integrante del grupo ha realizado.

También se puede crear un repositorio de planillas Excel, presentaciones Power Point y cualquier archivo multimedia para que un grupo de trabajo disponga de ellos en cualquier momento y lugar.

Compatibilidad con dispositivos

La capacidad de compartir mejora cuando es posible acceder a la nube desde distintos aparatos. Así, Apple iCloud sirve desde cualquier producto de la marca, ya sea un teléfono iPhone, tableta iPad o computador Mac, pero también se puede utilizar con otro navegador como Google Chrome.

Otra alternativa, es Dropbox: esta plataforma es compatible con todo tipo de dispositivos y plataforma (Windows, Linux o Mac OS X).

Se evitan pérdidas

Una situación clásica es la del agente de viajes que tiene en la computadora de la oficina todos los datos de una operación turística que está vendiendo y es muy importando, pero no tiene respaldado en ningún lugar. Si se extravía o se rompe el equipo, significa que no se podrá recuperar ese archivo.

Sin embargo, si se utilizan servicios basados en la nube o sistemas de gestión online para agencias de viajes, entonces todo se guarda automáticamente en internet, por lo que incluso si todos los dispositivos electrónicos se rompen o desaparecen, los archivos importantes seguirán disponibles si nos conectamos a la red.

 
Desventajas

Privacidad de la información

Tener en un disco duro propio documentos con información delicada y, en definitiva, rastros importantes de la vida de la agencia y de sus clientes que se transfieren a medios digitales, otorga confianza de que nadie más podrá verlos.

Así, la idea de almacenar todo en internet genera desconfianza no solo por la posibilidad de que alguien no autorizado acceda a información en línea, sino también por la idea de que una gran compañía pueda llegar a utilizar los contenidos para propósitos de interés desconocido (como pasó con el celebre caso de Facebook).

Ninguna empresa clama propiedad sobre lo que está alojado en sus discos duros y los archivos siguen siendo personales, pero el documento de términos y condiciones que se debe aceptar para utilizar servicios como Microsoft SkyDrive (y la gran mayoría de alternativas) dice que en cualquier momento la compañía puede disponer de los datos para modificarlos, reproducirlos y distribuirlos donde se estime conveniente.

Es por ello que siempre es MUY IMPORTANTE, leer con detenimiento los términos y condiciones que se firman digitalmente cuando se usan servicios de resguardo o un sistema de gestión para agencias de viajes, y no simplemente darles el ok porque es “muy extenso” lo que hay que leer.

Dependencia de Internet

Tener todo guardado en discos duros que no son de nuestra propiedad y que muchas veces están alojados en países extranjeros hace que para acceder a nuestros archivos necesitemos conectividad permanente a internet. Y si bien el actual mundo globalizado nos ofrece la red casi en cualquier momento y lugar, y las agencias de viajes necesitan de Internet para poder armar cualquier cotización, hay situaciones donde esta se hace inalcanzable, ya sea por problemas con el proveedor de internet (ISP o compañías telefónicas) o bien, por falta de señal cuando entramos con el teléfono móvil.

Estabilidad del servicio

Muchas compañías como Apple o Microsoft asegura que uno tendrá disponible sus datos en cualquier momento y lugar, a la vez que aseguran su permanencia en la red, evitando pérdidas.

Pero se deben recordar casos emblemáticos como el de Microsoft y la pérdida de datos que les ocasionó a los clientes de teléfonos móviles Sidekick en 2009, extraviando miles de correos electrónicos que nunca fueron recuperados. Además, la informática no es perfecta y se han registrado innumerables momentos cuando servicios como iCloud, OneDrive y lo ofrecido por Amazon para sitios web han estado parcialmente fuera de servicio por algunos minutos.

Si es importante aclarar, que la pérdida de información es casi nula, y sólo se puede tener problemas de acceso durante algunos minutos, pero esto ocurre muy pocas veces a lo largo de todo un año.

En resumen: es claro que la posibilidad de tener portabilidad de la información al tenerla en la nube tiene ventajas y desventajas. Cada agente de viajes tiene que analizar que pesa más al momento de decidirse por un servicio en la nube, pero no cabe dudas de que, más pronto que tarde, todo migrará a ser resguardado en la red.