Más y mejor información: mayor rentabilidad en una agencia de viajes
Si bien la cantidad de dinero con la que cuenta una empresa influye directamente en sus ganancias, hay otro elemento que es cada vez más importante a la hora de que un negocio sea rentable: la información. Así es que, los agentes que tienen más datos administrativos, operativos y contables, son los que pueden manejar mejor sus agencias de viajes y aumentar su rentabilidad. Esto se debe a que sólo con conocimiento real de lo que sucede en la agencia es posible tomar decisiones que maximicen los beneficios y reduzcan al mínimo los márgenes de error.
El primer desafío que se presenta, según autores referentes en el tema como María Pinto y Carmen Gálvez, es que “las limitaciones de la capacidad humana a la hora de procesar la información generan gran variedad de dificultades”. Lo que explica Maria Terezinha Angeloni al respecto es que normalmente los datos están dispersos y fragmentados en la cabeza de los individuos, en este caso de los agentes de viajes. De aquí que, para tomar decisiones en función de la información disponible, las agencias deben tenerla ordenada, pero no pueden depositar este almacenamiento y organización solo en las capacidades de los empleados. Deben recurrir a algunas herramientas de control para turismo.
Para esto, hay soluciones tecnológicas para agencias de viajes que simplifican el acceso a todos los datos y archivos. Entre estas, el back office de un sistema de gestión para turismo puede organizar la información operativa, administrativa y contable. Por ejemplo, es capaz de gestionar las cuentas corrientes de clientes y proveedores y de brindar informes de saldo, de tráfico, de vencimientos, entre otros. Además, con la posibilidad de realizar un seguimiento de los ingresos y egresos, de cobros y pagos, se puede conocer con precisión la situación del día, del mes o de un período de tiempo determinado para planificar los pasos a dar. Y todo esto, expuesto de forma clara y gráfica en tableros donde se visualiza todo.
Por otra parte, la automatización de operaciones implementada con un sistema para agencias de viajes, no solo reduce los márgenes de error y entrega información actualizada en tiempo real, sino que también agiliza procesos que suelen ser tediosos y, por lo tanto, ahorra tiempo. Entonces, además de poder acceder a la información necesaria para tomar decisiones basadas en la realidad del negocio, aumenta la productividad porque en menos tiempo se pueden hacer más cosas. Así es que todo esto aumenta la rentabilidad de la agencia de viajes.
Ahora bien, las posibilidades de obtener información de un software de turismo no solo abarcan las funcionalidades operativas, administrativas y contables explicadas brevemente en las líneas anteriores. En los sistemas online, un CRM turístico integrado almacena, organiza y devuelve todo lo necesario para tomar decisiones de ventas a nivel estratégico. Por un lado, esta herramienta para agencias de viajes proporciona todos los datos importantes de los clientes, con lo que es posible tener a disposición un perfil definido de cada uno, según su expediente. De esta manera, con los gustos y preferencias de los pasajeros, se decide estratégicamente una oferta personalizada para cada uno. Una vez más, esta mejora de los servicios redunda en una mayor rentabilidad para la agencia.
Por otro lado, un CRM turístico no solo brinda la información para decidir estrategias con los clientes, sino también para gestionar la del equipo de ventas. Con este sistema, cada empleado puede hacer un seguimiento de sus propias tareas y programarse recordatorios. Además, el director o dueño de la agencia de viajes puede monitorear el rendimiento de los vendedores y conocer la efectividad y productividad de cada uno.
En suma, para asegurar un suministro continuo de la información y darle un uso efectivo para tomar decisiones, no basta con la buena voluntad o toda la inteligencia de una persona. Es de vital importancia incorporar un sistema de gestión de información, que puede ser un programa online para agencias de viajes o un software de turismo. La clave está en que brinde datos certeros de forma sencilla y en tiempo real, para que estos lleven a los agentes a decidir y planificar cómo alcanzar sus objetivos de forma eficiente y así aumentar sus ganancias y mejorar la calidad de sus servicios.