Ventajas y desventajas de un sistema online vs uno de escritorio
Hoy, muchas empresas tienen gran parte de su información en papel o en carpetas de documentos archivadas en cajones y estanterías; incluso realizan muchos de sus procesos con una simple calculadora o en planillas estándar. Como contraparte, son pocas las agencias de viajes que recurren a un sistema informático que les permite almacenar y ordenar sus datos y realizar todas sus operaciones de forma integrada. De esta forma, disminuyen costos y tiempos, en muchas de las areas de la agencia, generando mayor rentabilidad. Ahora bien, la gran pregunta es: ¿conviene sistema de escritorio u online?. Para decidir entre uno y otro, vamos a revisar qué ventajas y desventajas tendría cada uno, aclarando que no existe uno mejor o peor para un agente de viajes, ya que no existe un agente igual al otro, y sus necesidades determinarán cuál es el mejor para él.
Antes de revisarlos vamos a definirlos. Por un lado, un sistema de escritorio es aquel que está instalado en una computadora local de la agencia de viajes, y un software online es aquel que está en la nube, es decir, que se utiliza desde un navegador web conectado a internet.
La primera gran diferencia tiene que ver con el almacenamiento. Un sistema de escritorio ocupa cierto espacio en la computadora donde se lo instala, por lo que es necesario contar con la memoria suficiente para guardar la información generada. Además, al usar estas aplicaciones es recomendable tener un respaldo de los datos en otro dispositivo (suele ser en servidores, computadores mucho más potentes) porque siempre está el riesgo de perder todo por alguna falla de la máquina. Esto implica un costo importante de hardware y su mantenimiento.
En cambio, con un software online no se corre este peligro. En este caso, la ventaja es que todo está alojado en servidores remotos (como puede ser Amazon, la granja de servidores más grande del mundo) que tienen la capacidad de almacenar muchísima información sin depender del hardware del que se dispone. En este caso, el ahorro en recursos de almacenamiento es muy grande y también es más seguro.
En esta primera diferencia, la agencia de viajes tiene que decidir si quiere almacenar toda su información en forma local, o confía en las nuevas tecnologías de almacenamiento en la nube. Cualquiera de las dos opciones es válida, pero destacamos que el almacenamiento web tiene niveles de encriptación y seguridad muy superiores, tal es así que entidades financieras como los bancos utilizan esta metodología.
Justamente, por estar en la nube, un sistema de gestión online para agencias de viajes puede utilizarse desde cualquier lugar y en todo momento y esta es la segunda gran diferencia: la portabilidad. Toda la información de la empresa está siempre disponible, sin importar la hora ni dónde esté el agente. Solo basta con acceder a la plataforma desde un navegador web. Esto permite trabajar en otros espacios y horarios, más allá de la oficina. Por ejemplo, se puede solucionar al instante cualquier problema que le pueda surgir a un cliente durante su viaje. En este sentido, un software de escritorio limita las posibilidades de uso porque, para realizar cualquier acción, es necesario hacerlo sí o sí desde la computadora en la que está instalado, es decir, en la oficina de la agencia (existe posibilidad de acceso remoto, pero ello implica dejar encendida una computadora para poder conectarse).
En este caso, destacamos que, una desventaja del sistema online es que, si no se cuenta con acceso a internet, no se puede trabajar. Pero también es cierto que hoy por hoy, para cualquier operación turística, una agencia de viajes necesita de internet para trabajar (consultar, realizar cotizaciones, enviar mails, etcétera).
Afortunadamente, hay una solución y es muy sencilla. Es suficiente con habilitar la posibilidad de compartir internet desde un celular (compartir datos), para acceder desde la computadora a esa conexión inalámbrica y continuar trabajando con normalidad. Incluso hay algunas herramientas de control para turismo que pueden ser administradas desde un dispositivo móvil.
Finalmente, la tercera diferencia tiene que ver con la dificultad que puede representar para un software turístico instalarse en una computadora según sea su sistema operativo, sortear posibles incompatibilidades, o realizar actualizaciones. Esto no sucede con una plataforma online de gestión para agencias de viajes, y es una de las más grandes ventajas.
Esta se adapta a cualquier explorador de internet y allí mismo se “cargan” sus actualizaciones, sin necesidad de descargar las nuevas versiones. Esto permite que el sistema online tenga actualizaciones mucho más rápido que uno de escritorio, lo que en los tiempos de hoy es muy importante, y puede generar una ventaja competitiva para cualquier agencia de viajes.
Además, esto facilita la implementación inicial, ya que en este último caso el proveedor no necesita ir hasta la agencia o llevar sus computadoras a ningún lugar para que le instalen el sistema de gestión para turismo, sino que se lo hace de forma remota, a través de instructivos online o bien de webinars de capacitación.
En conclusión, cada uno tiene sus pros y contras. Con el conocimiento de estos, cada agente debe analizar y evaluar cuál es el sistema que mejor responde a las necesidades de su agencia de viajes.