¿Cómo simplificar e integrar todas las tareas en una agencia de viajes?
Muchas personas creen que la tecnología siempre tiene una respuesta para cada uno de sus problemas o dificultades. Al menos en la industria del turismo, esto se aplica cada vez más. Hay soluciones tecnológicas para agencias de viajes que responden a las dificultades de todos los días y en todas las situaciones. Lo mejor es que estas respuestas se encuentren integradas en una única solución, que puede ser un software turístico.
Un sistema de gestión para agencias de viajes reúne y coordina las herramientas necesarias para realizar todas las tareas contables, administrativas y operativas. Esto abarca desde gestionar las cuentas corriente de clientes y proveedores hasta emitir vouchers, saber la rentabilidad de cada operación y todas las tareas cotidianas de las que un agente de viajes se tiene que encargar. La optimización de tiempos y la simplicidad con que se pueden manejar las cuentas corrientes de clientes y proveedores, hace que cualquier backoffice se convierta en vital, sea offline u online.
La primera ventaja de un software turístico es que permite que una persona realice múltiples tareas de forma simultánea y ordenada. Al automatizar algunos procesos, se ahorran recursos (humanos y económicos) y tiempo. Esto también hace que los agentes de viajes puedan dedicarse a perfeccionar otros ámbitos del negocio muy importantes como brindar un mejor servicio a sus clientes o poder enfocarse más tiempo en vender más y mejor.
Entre las diferentes áreas que se pueden atender mejor con un back office para agencias de viajes, está la gestión de los clientes. Gracias a un CRM turístico integrado al sistema, es posible tener información de los gustos y preferencias de cada uno. Esto ayuda, en primer lugar, a la preventa, ya que optimiza las campañas de marketing para realizarlas en función de lo que quieren los viajeros. Y, en segundo lugar, a la posventa para las acciones de fidelización.
Por otro lado, las herramientas de un sistema online para agencias de viajes simplifican operaciones complejas y las realizan con precisión, reduciendo considerablemente el margen de error, con la ventaja de que se lo puede hacer desde cualquier lugar y dispositivo. Por ejemplo, la función de capturar los tickets emitidos por algunos GDS para llevar un control de emisiones y luego incorporarlos a un file, para realizar la gestión administrativa correspondiente. De esta manera, las integraciones son mucho más dinámicas y directas.
Y hay un detalle que puede ser un gran dolor de cabeza para los agentes de viajes si no lo resuelven: el acceso a la información. ¿Por qué puede ser un problema? Porque por la cantidad de datos y la complejidad de las operaciones, es difícil que todo esté correctamente ordenado y al alcance de la mano. Lo que aportan los software turísticos en este punto son sus tableros o paneles de control con informes que exponen con claridad lo que el agente necesita ver. Y como esto se presenta en tiempo real, no se pierde tiempo en organizar y acomodar datos que al momento de usarse tienen un valor diferente. Asimismo, esto permite a las agencias de viajes tomar decisiones estratégicas en el instante oportuno, basándose en información real y actual. De lo contrario, podrían estar decidiendo sobre medidas imprecisas, obsoletas o erróneas.
En suma, es posible enfrentar este desafío de administración con algunas herramientas de control para agencias de viajes. Un software turístico es la solución que los agentes de viajes no pueden dejar de tener como aliado si buscan posicionarse en el mercado y presentarle batalla a la competencia.