Consejos para mejorar la gestión de tu agencia de viajes
Saber cuáles son las tareas a realizar no es suficiente para entender cómo funciona una agencia de turismo. Supervisar a los empleados y cómo se desempeña cada uno, tener siempre disponible la información de pagos y de cobros, contar con indicadores de ventas; son solo algunas de las dificultades de quien lleva adelante una empresa turística, incluso para los que tienen años de experiencia en el sector. Pero, si bien el desafío a veces parece insuperable, la buena noticia es que las claves para mejorar la gestión de una agencia de viajes están al alcance de la mano.
En primer lugar, para ordenar una agencia de viajes es necesario saber con claridad cuáles son esas operaciones, recursos y personas con las que se cuenta. Sería como un inventario del negocio, pero que va mucho más allá de lo tangible. Este paso implica, antes que nada, estar dispuesto a encontrarse con aquello que no está funcionando correctamente, con empleados que no realizan su trabajo como deberían, o con la falta de elementos importantes. Es fundamental ser conscientes de esto y no olvidar que la frustración por lo que no está de la mejor manera, no debe impedirnos empezar a actuar en pos de acomodar y mejorar nuestra agencia de viajes.
A la hora de hacer este relevamiento, es clave clasificar cada elemento en distintas categorías para simplificar la tarea posterior de definir y automatizar procesos, asignar y reasignar tareas y responsabilidades según roles, decidir qué nuevas estrategias se implementan y qué herramientas de control para una agencia de viajes se incorporan. Algunas categorías generales pueden ser:
- Tareas: operativas, contables o administrativas.
- Procesos: de venta, de compra a proveedores, de facturación, etcétera.
- Personal: ubicar a cada empleado en el organigrama de la empresa y señalar claramente qué tareas y procesos le corresponde a cada uno.
Ahora bien, aunque lo anterior puede plasmarse en un papel o en una planilla de Excel, hacerlo así resultaría tedioso y poco práctico. Por eso, es recomendable recurrir a algunas herramientas de gestión para agencias de viajes. En este sentido, hay múltiples opciones que van desde las más simples hasta las más complejas. Y si se incorporan sistemas turísticos online, es posible, entre otras cosas, automatizar procesos e integrar tareas desde cualquier lugar. Por ejemplo, un software de agencias de viajes con la función de capturar los tickets emitidos por los GDS o que permita facturar desde la comodidad de una computadora personal donde quiera que esté al momento de hacerlo.
Otra ventaja de las funciones que ofrece un programa online para agencias de viajes es que se reduce el margen de error y, por consiguiente, mejoran los resultados en cantidad y calidad. Por lo tanto, aumenta la rentabilidad de la empresa. Además, es posible realizar las tareas en menos tiempo y ahorrarlo para invertirlo en otros asuntos importantes, como poner más atención en la post venta o dedicar más horas a la participación en actividades de los profesionales del sector turístico, por ejemplo.
Por otro lado, los sistemas turísticos online también pueden brindar soluciones en la gestión de los recursos humanos. Una de las herramientas de control para turismo para la gestión de ventas en una agencia de viajes puede ser un CRM turístico. Con esta función integrada, aparte de contar con información muy valiosa de los clientes (gustos, preferencias, etcétera) se pueden planificar las acciones de pre venta de cada miembro del equipo y, posteriormente, medir la productividad de cada uno.
En suma, hay que animarse a revisar y reacomodar las estructuras y procesos para mejorar la gestión de una agencia de turismo. Para esto, es necesario recurrir a herramientas de gestión y control para agencias de viajes, que permitirán ordenar la gestión, brindar un mejor servicio a los clientes y aumentar la rentabilidad.