¿Cómo mejorar la Administración y Gestión de mi Agencia de Viajes?

Cuando hablamos de "gestión" y "administración" en una agencia de viajes y cómo mejorarlos, sabemos que nos enfrentamos a algo complicado y que nos generará varios dolores de cabeza. Un porcentaje alto de agencias tiende a desaparecer antes de los 5 años de haber abierto sus puertas debido a múltiples factores que no se tuvieron en cuenta en la planificación estratégica del armado de la Agencia de Viajes.

Para poder trabajar estos aspectos, nos enfocaremos en 4 puntos que consideramos esenciales dentro de la gestión y administración de una agencia de viajes:

1.- Planificar: es de suma importancia que, antes de empezar, conozcamos qué es lo que haremos en forma anticipada, poniendo foco en alcanzar los objetivos que nos planteamos. La idea central es mantener siempre en nuestras cabezas lo que es IMPORTANTE, y que lo URGENTE (lo que tenemos en el día a día), no nos trabe ni obstaculice. La planificación nos ayudará a desarrollar y delimitar todas las actividades y tareas necesarias.

2.- Organizar: contar con un muy buen sistema de trabajo ayudará a la agencia de viajes a lograr lo que planificó, buscando la eficiencia y eficacia de los recursos financieros y humanos que utiliza.

Es muy importante dejar definidos todos los procesos y tareas que realizará el personal, con tiempos de entrega, objetivos a cumplir e indicadores de gestión que nos ayudarán a conocer exactamente en qué área tenemos algo para mejorar.

Stephen Covey trabajó mucho en este aspecto en su libro "Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva", el cuál tiene 100% validez para aplicar en una agencia de turismo. Haciendo click AQUÍ podrán ver un video resumen de lo que se trata el libro. A su vez, les compartimos esta infografía de Isabel Corell que nos muestra en forma clara lo que Covey plantea trabajar.

3.- Dirigir: se dice que esto es un arte, siendo una de las funciones más difíciles en cualquier empresa, en cualquier agencia de viajes. Debemos aprender a manejar la influencia interpersonal para que logremos que todos los involucrados contribuyan a lograr los objetivos de la agencia.

En su Blog, Marga Sevillano nos presenta los 4 Acuerdos de la Sabiduría Tolteca que son ideales aplicar cuando gestionamos personas en nuestra agencia de viajes y para la vida en genera

4.- Controlar: Peter Drucker habla siempre de la importancia de medir todos los resultados para poder controlarlos. La imagen siguiente es un resumen de su pensamiento, que hay que asimilar si queremos lograr el éxito en la gestión de una agencia de turismo:

Lo que se busca con esto es la mejora continua de la forma en que se trabaja, evitando los desvíos que pueden surgir en el desarrollo del trabajo diario.

Para poder llevar adelante estos 4 puntos reviste de mucha importancia la integración de la información y los resultados obtenidos. Esto facilita el trabajo del equipo y optimiza los tiempos y recursos utilizados, minimizando el error prácticamente a cero. Existen diversos sistemas de gestión para las agencias de viajes que automatizan esta integración, facilitando el trabajo diario a un costo mínimo.

En conclusión: llevar adelante una agencia de viajes no es nada fácil. Los dueños o gerentes de las mismas, deben aprender a delegar tareas, liderar a sus equipos mediante una comunicación eficaz y controlar, mediante indicadores de gestión, todo lo que pasa en la agencia.

Un software tipo back office para agencias de viajes que te pueda brindar información en tiempo real y optimizar los procesos turísticos, te ayudará automatizar y mejorar los procesos, y poder llevar adelante todo lo planificado en la agencia, sin subjetividades de por medio.