La contabilidad en el sector turístico, especialmente para una agencia de viajes, es crucial para obtener información estratégica y funcional. Permite un análisis profundo de costos, controles y el desempeño económico-financiero. La contabilidad es, en su definición clásica, un sistema de información que describe y ayuda a entender la actividad económica de una empresa de forma resumida, facilitando así la toma de decisiones.

En el contexto de una agencia de viajes, la contabilidad se convierte en una herramienta de gestión y control indispensable para el gerente o dueño. Su función es recolectar, registrar, clasificar, resumir y analizar toda la información monetaria relacionada con las operaciones turísticas vendidas. Esto permite interpretar los resultados económicos y financieros para una correcta toma de decisiones por parte de la gerencia o los propietarios. 

Una contabilidad sencilla y precisa brinda conocimiento exacto sobre la solvencia de la agencia, el estado de las cuentas corrientes de clientes y proveedores (cobros y pagos), los costos y gastos generales, y las tendencias de ventas. Esto, a su vez, ayuda a comprender la capacidad económica y financiera, permitiendo anticipar situaciones complejas o aprovechar oportunidades ventajosas. De esta manera, se puede determinar si la agencia de viajes, independientemente de su tamaño, es rentable o no, es decir, si genera ganancias o pérdidas en relación con su capital inicial y los ingresos y egresos de un ejercicio económico.

Los ingresos se generan principalmente por las ventas, mientras que los gastos corresponden a las erogaciones (sean de administración, financieros o de comercialización). Es fundamental llevar un registro correcto de las Cuentas Patrimoniales (Patrimonio Neto, Activo y Pasivo). Las agencias de viajes obtienen sus ganancias vendiendo productos turísticos propios, o bien de terceros provistos usualmente por operadores mayoristas. La rentabilidad de las ventas se mide restando a la Utilidad Bruta los Gastos Financieros, Administrativos y de Comercialización para obtener la Utilidad Neta.

Para el registro de movimientos económicos y financieros, las agencias de viajes deben utilizar libros contables, siendo obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balance. Cada registro debe asentarse diariamente y de forma cronológica para que sea verídico. Estos libros permiten medir y controlar los aumentos, disminuciones y saldos de los elementos del Patrimonio. Además, anualmente se debe elaborar el balance general, que incluye el Estado de Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Estado de Evolución del Patrimonio Neto y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos. Esto se debe hacer previa auditoría para controlar las operaciones y verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Dependiendo del tipo de sociedad de la agencia, también pueden requerirse libros como el Registro de Accionistas, Actas de Directorio, Registro de Depósito de Acciones, Asistencia a Asambleas y Actas de Asambleas.

Es esencial que una agencia cuente con un contador especializado en la industria del turismo. Sin embargo, este profesional requerirá múltiples planillas con datos e información vital para realizar su trabajo contable de manera adecuada. Es aquí donde un sistema de gestión para agencia de viajes o software para agencias de viajes entra en juego: estas herramientas pueden facilitar a la agencia toda la información contable en los formatos necesarios. 

Esto permite que el contador realice su labor de experto, sin convertirse en un "data entry" por la gran cantidad de facturas, recibos o pagos que deba cargar, o los asientos contables que deba realizar. El tiempo es un recurso invaluable, y contar con información contable en tiempo real, gracias a los sistemas para agencias de viajes y turismo, permite tomar decisiones eficientes al instante.

Cuatro puntos esenciales para entender la contabilidad en una agencia de viajes y turismo

1. Ecuación contable en una empresa de turismo

La ecuación contable básica Activo = Pasivo + Capital resume la estructura financiera de una empresa, en este caso vamos a analizar cómo se aplica el mismo en una agencia de viajes y turismo. La ecuación contable nos permite conocer el origen de cada activo que posee la empresa, ya sea que provenga de una deuda asumida o del aporte de los propietarios. Es por esto que ambos lados de la ecuación siempre deben estar equilibrados.

Activo 

Representa todos los recursos económicos que posee la empresa y de los cuales se espera obtener beneficios futuros.

Pasivo 

Incluye todas las deudas y obligaciones que la empresa tiene con terceros, como proveedores o entidades financieras.

Capital

Corresponde al aporte de los dueños (socios o accionistas) y representa su participación en la empresa.

2. Las cuentas y el registro contable

Una cuenta es el lugar donde se registran los aumentos o disminuciones de cada partida, provocados por los componentes de una transacción. Existe una cuenta separada para cada tipo de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos. Contablemente, el uso de estas cuentas permite armar los Asientos Contables, donde un principio fundamental es que la suma del Debe debe ser igual a la suma del Haber.

3. Mayor y saldo de cada clase de cuenta

La contabilidad es fundamental para que una agencia de viajes y turismo gestione sus finanzas, controle costos y tome decisiones estratégicas. Permite registrar ingresos, gastos y movimientos patrimoniales, reflejando la rentabilidad y solvencia del negocio. 

El Mayor contable es una herramienta visual con forma de letra T, donde el lado izquierdo representa el Debe y el derecho el Haber. 

En esta estructura, el signo “+” indica qué tipo de cuentas tienen saldo positivo, las cuentas de Activo y Gastos aumentan en el Debe, por lo tanto, tienen saldo deudor..

En cambio, las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos aumentan en el Haber y por eso tienen saldo acreedor. El signo “–” señala aquellas operaciones que disminuyen estas cuentas. Por ejemplo, cuando cobramos un viaje, aumenta la cuenta Caja (que es un Activo), por lo tanto, se registra en el Debe (+).

Por último, si pagamos un servicio como la luz, disminuye la misma cuenta Caja, y se registra en el Haber (-). Así, el Mayor permite ver con claridad los aumentos y disminuciones de cada cuenta y calcular su saldo final.

4. El Estado de resultados y Balance general

La contabilidad de una agencia de viajes permite saber si el negocio está ganando o perdiendo dinero (Estado de Resultados) y también cuál es su situación económica en un momento específico (Balance General).

Estado de resultados

El Estado de Resultados muestra si la agencia obtuvo ganancias o pérdidas durante un período determinado (por ejemplo, un año). Se calculan los ingresos totales, se restan los egresos o gastos, y el resultado final nos indica la utilidad o pérdida.

Veamos un ejemplo del Estado de Resultados: 

Agencia de viajes y turismo ARGENTINA

Fecha: 31/12/2024