Conceptos Básicos de Contabilidad para Agencia de Viajes
La Contabilidad en el Turismo, y específicamente en una Agencia de Viajes, es fundamental para cubrir las necesidades de obtener información estratégica y funcional, partiendo de los costos, controles y análisis económico-financieros.
La definición clásica nos dice que la Contabilidad es el sistema de información que permite describir y comprender la actividad económica de la empresa de manera resumida, para la toma de decisiones.
Podemos decir entonces que la contabilidad en una agencia de viajes es la herramienta de gestión y control ideal para un gerente o dueño, ya que se ocupa de recoger, registrar, clasificar, resumir y analizar información expresada en términos monetarios, sobre todas las operaciones turísticas que venda la agencia de viajes, con el fin de interpretar los resultados económicos y financieros para facilitar la correcta toma de decisiones de la gerencia o los dueños.
Poder llevar una fácil y correcta contabilidad, nos permite conocer con precisión la solvencia, las cuentas corrientes de clientes y proveedores (cobros y pagos), los costos y gastos generales, y las tendencias de ventas de una agencia de viajes. Y esto claramente, nos ayudará a conocer la capacidad económica y financiera, lo que nos permite anticiparnos a situaciones complejas o aprovechar otras más ventajosas.
De esta manera sabremos si la Agencia de Viajes, sea grande o pequeña, es rentable o no, es decir, genera ganancias o pérdidas según el capital inicial y los distintos ingresos y egresos que se fueron generando a través de un ejercicio económico.
Los Ingresos se irán generando por las Ventas y los Gastos por las erogaciones que hagamos (sean de administración, financieros o comercialización). A su vez, es muy importante tener presente el registro correcto de las Cuentas Patrimoniales, que son de Patrimonio Neto, Activo y Pasivo).
Ahora bien, sabemos que las Agencias de Viajes obtienen sus ganancias a través de la venta de diversos productos turísticos propios o de terceros (comprados a operadores mayoristas por lo general). La rentabilidad de las ventas que se generan se miden restando a la Utilidad Bruta, todos los Gastos Financieros, Administrativos y de Comercialización, lo que nos permite obtener la llamada Utilidad Neta.
Los libros contables deben ser utilizados en la agencia de viajes, para asentar los movimientos económicos y financieros, siendo los obligatorios el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balance.
Cada registro debe asentarse de manera diaria y cronológica para que sea real. A través de ellos se puede medir y controlar los aumentos, disminuciones y saldos de los elementos del Patrimonio.
Asimismo, hay que realizar a cada año el balance general mostrando el Estado de Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Estado de Evolución del Patrimonio Neto y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos; realizando previamente una auditoría que permita controlar las operaciones de la agencia de viajes y verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
A su vez, según el tipo de sociedad que tenga la agencia de Viajes, se deben llevar los libros de Registro de Accionistas, Actas de Directorio, Registro de Depósito de Acciones, Asistencia a Asambleas y Actas de Asambleas.
Finalmente, una agencia debe contar con un contador que entienda de la problemática del turismo y le ayude en este aspecto de su empresa. Pero este le pedirá multiples planillas con datos e información vital para poder realizar un trabajo adecuado, contablemente hablando. Es allí donde los sistemas de gestión o softwares para Agencias de Viajes entran en escena: pueden facilitar a la agencia toda esta información contable en los formatos adecuados, de tal forma que el contador pueda realizar su trabajo de experto, y no se termine convirtiendo en un data entry por la cantidad de facturas o recibos o pagos que debe cargar, o la cantidad de asientos contables que debe realizar.
Hoy el tiempo es oro para todos, y nada mejor que contar con información contable en tiempo real, que permita tomar decisiones al instante, gracias a los sistemas para agencias de viajes existentes.
A continuación, detallamos 4 puntos esenciales para entender la contabilidad en una Agencia de Viajes:
1. ECUACION CONTABLE
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
ACTIVO: es un recurso económico propiedad de la agencia de viajes, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro.
PASIVO: representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores.
CAPITAL: es el aporte de los dueños conocidos como accionistas o socios.
Por ejempo: Constituimos una sociedad en donde los socios aportan $ 100.000
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ACTIVO
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PASIVO
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CAPITAL
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$ 100.000
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-
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$ 100.000
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2. ¿QUÉ ES UNA CUENTA?: es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida provocados por los componentes de una transacción.Existe una cuenta por separado para cada clase de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Gastos.
Contablemente, el uso de esas cuentas me permite armar ASIENTOS CONTABLES, donde debemos tener en cuenta un principio fundamental:
La Suma del DEBE debe ser Igual a la Suma del HABER
3. MAYOR Y SALDO DE CADA CLASE DE CUENTA
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En el gráfico, se puede ver el Mayor de cada tipo de cuenta: una especie de T mayúscula, con el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha, de ambos lados de la T.
El Signo + implica el tipo de saldo que tendrán estas cuentas:
- SALDO DEUDOR: ACTIVO y GASTOS
- SALDO ACREEDOR: PASIVOS, CAPITAL e INGRESOS
El Signo – se refiere a aquellas acciones de negocios que disminuyen cada uno de estos tipos de cuentas.
Por ejemplo:
· Si cobramos un viaje a un cliente, eso SUMA a la cuenta CAJA que es del ACTIVO.
· Si pagamos el servicio eléctrico de la agencia, eso RESTA a la cuenta CAJA
4. ESTADO DE RESULTADOS y BALANCE
El Estado de Resultados nos muestra cuál es la ganancia o pérdida que tuvimos durante el ejercicio económico.
Ejemplo:
AGENCIA DE VIAJES “ARGENTINA”
ESTADO DE RESULTADOS
AL 31/12/2017
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Ingresos por Venta de Paquetes Turísticos
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10.000
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Ingresos por Venta de TKTs Internacionales
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5.000
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Total Ingresos
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15.000
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Alquiler mensual de Oficina
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4.000
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Compras de Servicios a Proveedores Turísticos
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9.000
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Total Egresos
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13.000
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Utilidad del Período
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2.000
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El Balance General, muestra la situación financiera a una fecha determinada.
Ejemplo:
AGENCIA DE VIAJES “ARGENTINA”
BALANCE GENERAL
AL 31/12/2017
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ACTIVOS:
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Activos circulantes:
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Efectivo
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10.000
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Banco
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1.500
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Cuentas por cobrar
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2.000
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Total activo circulante:
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13.500
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Activo fijo:
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Camioneta Agencia
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65.000
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Total activo fijo
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65.000
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Total activos
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78.500
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PASIVO + PATRIMONIO:
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Pasivo corto plazo:
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Cuentas por pagar
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22.500
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Total pasivo
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22.500
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Patrimonio
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Capital
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50.000
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Utilidad del período
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6.000
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Total Patrimonio
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56.000
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Total Pasivo + Patrimonio
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78.500
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