¿Es una ventaja la multiplicidad de tareas en el turismo?
La mutiplicidad de tareas o multitasking se refiere a la habilidad de hacer dos o más trabajos simultáneamente, o bien pasar de un trabajo a otro y volver rápidamente al primero, todas las veces que sea necesario. ¿Cómo impacta esto en las agencias de viajes y en la industria del turismo en general?
La definición de multitasking comenzó en la década de 1960 con las primeras computadoras. En aquellos años, los informáticos inventaron una nueva característica que permitió al CPU o microprocesador ser interrumpido para que pudiera realizar una tarea más importante antes de completar el proceso original.
Un procesador, que se encuentra esperando los aportes de un usuario o dispositivo de almacenamiento, puede realizar una segunda tarea mientras tanto.
Hoy en día no solo todos los microprocesadores hacen multitasking, sino que muchos dispositivos tienen múltiples procesadores que les permiten un mejor paralelismo. Esa es una de las razones principales de porqué tanto la computadora como un smartphone actual funcionan mejor que los existentes hace pocos años atrás.
En la actualidad, muchos dueños, gerentes o empleados leen informes, reciben y contestan muchos e-mails diarios, redactan memos, atienden llamadas telefónicas y toleran interrupciones. Todo ello al mismo tiempo o pasando rápidamente de una a otra actividad.
Ahora bien, la gran pregunta en nuestra industria: ¿A qué agencia de viajes no le gusta que sus empleados tengan la habilidad de hacer varias tareas simultáneamente? Aunque la respuesta es obvia, por lo visto no es tan simple…
Las investigaciones que realizó Dr. Daniel Levitin, famoso neurocientífico, psicólogo y autor del libro “The Organized Mind”, demuestran que el ‘multitasking’, además de ser ineficiente y contraproducente, puede causar pérdida transitoria de la memoria, hipertensión, reflejos más lentos, insomnio, fatiga mental y desmejoras en la capacidad de formular juicios.
La caída en la productividad a causa de estas consecuencias ha llevado a que se comience a hablar del costo en tiempo de la ineficiencia resultante. Este costo aumenta a medida que las tareas involucradas en el ‘multitasking’ son más complejas.
El Dr. Levitin indica que antes necesitábamos de más personas para apoyarnos en las diferentes tareas que teníamos que realizar. Por ejemplo: las reservaciones de vuelos y hoteles las hacíamos a través de agencias de viajes. Hoy todo eso se puede hacer incluso desde un Smartphone, al mismo tiempo que podemos planear un viaje, leer reseñas de algún producto q nos interese y contestar correos.
Pero realizar muchas tareas al mismo tiempo tiene un efecto directo sobre nuestro cerebro: aumenta la producción de cortisol, una hormona que se libera como re.jpg)
spuesta al estrés, así como aumenta la adrenalina lo que sobreestimula el cerebro y lo pone en un estado de confusión.
Además, este cambio de actividades tiene un alto costo. Si constantemente cortamos las actividades que realizamos el gasto de energía es mayor para conectar y reconectar entre las diferentes tareas. Esto además de restar productividad genera una fatiga y cansancio al cuerpo.
No obstante, pareciera que el multitasking se ha impuesto, aún a costa de los aspectos negativos hacia la salud de las personas. ¿Quién se anima a decirle a su jefe que sólo es capaz de hacer una cosa a la vez? En la actualidad, el trabajar en varias actividades en forma simultánea parece expresar una gran dedicación a la empresa.
El ritmo de vida que tenemos y la necesidad de completar diversas actividades en un tiempo determinado nos ha llevado a tener que vivir de la mano con el multitasking, y esto es inevitable. Sin embargo, lo recomendable es concentrarse en una sola tarea: escribir un correo, sacar un presupuesto, visitar a un cliente, ya que de esta forma podemos ser potencialmente más productivo y absorber más conocimientos y detalles de las actividades que realizamos.
Quizá los tiempos y el modelo de negocio mismo requiera que tengamos que dedicarle tiempo a la realización de varias actividades a lo largo del día. Una forma para cumplirlas es organizar la agenda de tal modo que no se tenga que realizar actividades al mismo tiempo. También es muy importante saber priorizar y designar el tiempo que dedicaremos a cada una de ellas.
A su vez, cuando estamos trabajando o realizando alguna actividad puntual, hay que tratar de no atender mensajes del celular, responder correos o utilizar las redes sociales, pues estas micro distracciones también tienen un efecto en el cerebro y su productividad.
Finalmente, ¿cómo podemos disminuir la influencia negativa de la multiplicidad de tareas en nuestro día a día? Muchas de las tareas que realizamos son repetitivas, las cuáles podríamos optimizar mediante el uso de herramientas y soluciones tecnológicas para agencias de viajes, que nos permitan “automatizar” los procesos. Cuando armamos un viaje para un cliente, tenemos tareas netamente operativas (verificar los datos del cliente, las fechas de salidas, cargar los servicios de venta) y otras administrativas (emitir recibo o factura) que, si no las tenemos ordenadas y actualizadas, tendremos errores que pueden llevar incluso a pérdidas económicas. Los sistemas turísticos online permiten que una misma persona pueda realizar múltiples tareas, pero usando menos recursos y, sobre todo, menos tiempo. Esto claramente ayuda a disminuir el estrés y la fatiga que se generan normalmente en este caso.
En resumen: aunque seguiremos realizando múltiples tareas durante nuestra jornada diaria, podemos minimizar su impacto negativo, realizando 2 (dos) acciones simples:
- Organizar nuestra agenda, priorizando y designando tiempo a cada tarea
- Utilizar herramientas o sistemas informáticos que permitan optimizar las tareas y, por ende, nos ayuden a ser más productivos, lo que claramente nos llevará a ser más rentables…